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干部考察文書檔案包括哪些內(nèi)容？ - 行測知識(shí)

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解放軍文職招聘考試Mirror, Mirror--What do I see鏡子,鏡子,告訴我-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育

解放軍文職招聘考試Mirror, Mirror--What do I see鏡子,鏡子,告訴我發(fā)布時(shí)間：2017-12-20 22:18:27Mirror, Mirror--What do I see鏡子,鏡子,告訴我Mirror, Mirror---What do I See?A loving person lives in a loving world. A hostile person lives in a hostile world. Everyone you meet is your mirror.Mirrors have a very particular function. They reflect the image in front of them. Just as a physical mirror serves as the vehicle to reflection, so do all of the people in our lives.When we see something beautiful such as a flower garden, that garden serves as a reflection. In order to see the beauty in front of us, we must be able to see the beauty inside of ourselves. When we love someone, it s a reflection of loving ourselves. When we love someone, it s a reflection of loving ourselves. We have often heard things like I love how I am when I m with that person. That simply translates into I m able to love me when I love that other person. Oftentimes, when we meet someone new, we feel as though we click . Sometimes it s as if we ve known each other for a long time. That feeling can come from sharing similarities.Just as the mirror or other person can be a positive reflection, it is more likely that we ll notice it when it has a negative connotation. For example, it s easy to remember times when we have met someone we re not particularly crazy about. We may have some criticism in our mind about the person. This is especially true when we get to know someone with whom we would rather spend less time.Frequently, when we dislike qualities in other people, ironically, it s usually the mirror that s speaking to us.I began questioning myself further each time I encountered someone that I didn t particularly like. Each time, I asked myself, What is it about that person that I don t like? and then Is there something similar in me? in every instance, I could see a piece of that quality in me, and sometimes I had to really get very introspective. So what did that mean?It means that just as I can get annoyed or disturbed when I notice that aspect in someone else, I better reexamine my qualities and consider making some changes. Even if I m not willing to make a drastic change, at least I consider how I might modify some of the things that I m doing.At times we meet someone new and feel distant, disconnected, or disgusted. Although we don t want to believe it, and it s not easy or desirable to look further, it can be a great learning lesson to figure out what part of the person is being reflected in you. It s simply just another way to create more self-awareness.

解放軍文職招聘考試檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育

發(fā)布時(shí)間：2017-10-02 10:35:07檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1 、檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性2、 檔案機(jī)密性的遞減律3、 檔案科學(xué)文化作用的遞增律4 、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件A、受社會(huì)發(fā)展水平的限制B 、受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制C 、受檔案管理水平的限制第六節(jié) 國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為 革命歷史檔案 ，是指 五四 運(yùn)動(dòng)至建國期間中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第二章 檔案工作概論第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、 檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作B 、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有 條件性、科學(xué)性 等提法。檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是 集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用 。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理維護(hù)檔案的完整與安全便于社會(huì)各方面的利用_一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級(jí)管理，是指全國檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡原則。二、維護(hù)檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。1、 便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。4、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；B、離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。

解放軍文職招聘考試 第一節(jié)　檔案的起源與沿革-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育

發(fā)布時(shí)間：2017-05-22 19:47:06第一章檔案概論第一節(jié) 檔案的起源與沿革一、檔案的起源關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點(diǎn)：第一種觀點(diǎn)認(rèn)為：在國家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務(wù)，就形成了檔案。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務(wù)，形成了檔案。第三種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會(huì)末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。國家形成后，形成了比較有條理的檔案。第四種觀點(diǎn)認(rèn)為：原始社會(huì)的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成后，形成了比較有條理的檔案。1、2條又稱為階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物論，又稱為文字、國家條件說。3、4條又稱為原始社會(huì)產(chǎn)物說。二、檔案的沿革檔案的沿革可以從以下分析：1、載體沿革檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案 、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2、名稱的沿革A、 檔案 在商代稱為 冊 ；周代稱為 中 ；秦漢稱為 典籍 ；魏晉以后稱 文書 、 文案 ；唐、宋以來稱 文卷 、 案卷 、 案牘B、 檔案 一詞，一般認(rèn)為初見于清代。a、順治十八年（1661年）的官府文書中，有 檔案 一詞的使用，即 查得順治十四年四月臣部題定檔案 。b、康熙十九年（1680年） 起居注 ： 上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案。c、楊賓《柳邊紀(jì)略》(成書于1707年，康熙四十六年)說： 邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。由此引伸，把處理一個(gè)事件的有關(guān)文書作為一案。3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文 檔案 一詞。復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz], n.公文保管處、檔案處、公文。第二節(jié) 檔案的定義列寧: 定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面。下定義最常用的方法是： 屬 加 種差 。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件。除了這種表述外，還可以表述為：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。另外再介紹《檔案法》上的定義?！吨腥A人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。第一章 總則 第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把 文件 作檔案所屬，第二種定義是把 原始記錄 (歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。第三節(jié) 檔案定義的涵義一、檔案來源從形成者看來源，有三類：機(jī)構(gòu) 、組織、個(gè)人。中 國大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國外有些 國家則不同，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個(gè)人所有。二、檔案形成檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：（一）辦理完畢的文件才能成為檔案所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個(gè)角度來看，可以說 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿 。（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。從這個(gè)角度來看，可以說 文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華 。（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案從這個(gè)角度來看，可以說 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。三、檔案的形式：檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。現(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。四、檔案內(nèi)容：檔案內(nèi)容反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是：1、十分豐富，無所不包一個(gè)國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。2、原始性檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識(shí)編寫、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對(duì)于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實(shí)性的區(qū)別：從整體上看，檔案是比較可*的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)；因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可*性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可*的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié) 檔案與相關(guān)事物的比較一、檔案與圖書的比較1、不同方面A、檔案并非是有意識(shí)地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識(shí)地撰寫的B、數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復(fù)得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。C、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實(shí)記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時(shí)在社會(huì)生活各個(gè)方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識(shí)。D、保密性不同。少部分檔案含有一定的機(jī)密，不能向社會(huì)隨意開放（但并不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些 內(nèi)部交流 之類）。E、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。2、 相似之處A、兩者目前都以文字記錄為主B、都記載了人類社會(huì)的知識(shí)，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。二、檔案與情報(bào)的比較1、情報(bào)的本質(zhì)屬性是：A、情報(bào)的根本屬性之一是知識(shí)。B、有一定利用價(jià)值的知識(shí)才具有情報(bào)價(jià)值。C、情報(bào)是知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識(shí)。2、兩者的比較情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。三、檔案與文物的比較文物是留存下來的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺物。大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、 簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交*性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門四、檔案和文獻(xiàn)的比較文獻(xiàn)的范圍相當(dāng)廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻(xiàn)，檔案是文獻(xiàn)其中一部分或一種文獻(xiàn)，因此說 檔案文獻(xiàn) 是可以的。五、檔案與資料的比較資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識(shí)，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補(bǔ)充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考資料。第五節(jié) 檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對(duì)治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說檔案的作用: 今世賴之以知古，后世賴之以知今者也 。郭沫若同志在1960年寫下《題贈(zèng)檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說： 空口無憑，立字為據(jù) 、 口為空，字為宗 。1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團(tuán)主犯時(shí)，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認(rèn)犯罪事實(shí)。檔案具有參考作用，檔案被稱為 未摻水的史料 。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認(rèn)為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可*的資料。二、檔案的主要作用1 、機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則， 以考政事 ， 以逆邦國都鄙官府之治 之類的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案 是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具 。 我們黨和國家歷來強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù) 管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。否則，只*記憶處理工作則有時(shí)無以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對(duì)間隔 日久的事務(wù)難免被人遺忘。例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制訂規(guī)則等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的地方檔案散失， 無案可查 ，則給工作造成許多困難。事實(shí)證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)檔 案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理 的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總 的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查 和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。比 如，有的地方為了切實(shí)規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制 訂了適合地區(qū)特點(diǎn)、揚(yáng)長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計(jì)劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防 止經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因?yàn)闆]有檔案可考，或 有案不查 ，以致生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動(dòng)、返工浪費(fèi)、甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。3、政治斗爭的必要工具檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級(jí)統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會(huì)中，統(tǒng)治階級(jí)把檔案看作 插入鞘中的劍 ，君主的 護(hù)衛(wèi) 。民國時(shí)期的檔案學(xué)著作中，也不斷載有檔案乃 政治之工具 方面的論述。我國現(xiàn)存的大量檔案，記有國內(nèi)外敵對(duì)勢力在中國所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國人民進(jìn)行革命斗爭的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可*根據(jù)和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、 四人幫 幫 派體系的斗爭中，有關(guān)機(jī)關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動(dòng)。同時(shí)，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事 實(shí)，糾正了冤、假、錯(cuò)案。在國際斗爭中，檔案也是維護(hù)我國主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，仍須正確發(fā) 揮檔案的政治作用。4、科學(xué)研究的可*資料無 論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史 資料：一方面，專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理 論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關(guān)于知識(shí)分子問題的報(bào)告》中指出： 為了實(shí)現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計(jì)劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件。 我 國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、 研究和利用過工廠視察員報(bào)告、皇家鐵道委員會(huì)記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動(dòng)、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性 的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說，它是從事科學(xué)研究不可缺少的 食糧 。5、宣傳教育的生動(dòng)素材檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見長。請(qǐng)看下面聲像檔案，你有何感想？6、 檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件。因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也 反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件、書信、賬 本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有 的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時(shí)，檔案最能有力地說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實(shí) 國家、機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及 工資、福利待遇方面的諸多問題。三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1 、檔案對(duì)機(jī)關(guān)的作用和社會(huì)作用的雙重性2、 檔案機(jī)密性的遞減律3、 檔案科學(xué)文化作用的遞增律4 、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件A、受社會(huì)發(fā)展水平的限制B 、受公眾對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平的限制C 、受檔案管理水平的限制第六節(jié) 國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為 革命歷史檔案 ，是指 五四 運(yùn)動(dòng)至建國期間中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第一節(jié) 檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、 檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作B 、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有 條件性、科學(xué)性 等提法。?檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是 集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用 。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理維護(hù)檔案的完整與安全便于社會(huì)各方面的利用_一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對(duì)全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級(jí)管理，是指全國檔案工作由各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡原則。二、維護(hù)檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用----根本目的。1、 便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。4、便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會(huì)作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會(huì)各方面的利用；B、離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對(duì)指導(dǎo)我國檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對(duì)檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu)一、檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作１、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來有不同提法。第一個(gè)提法：機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書部門性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書工作的一部分。另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT工作。第三種提法：A、是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)輔助機(jī)構(gòu)。B、黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一，具有機(jī)要部門性質(zhì)。C、從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。第四種提法：A、檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。B、檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。２、基本任務(wù)（1）對(duì)機(jī)關(guān)和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對(duì)本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。a、傳達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。b、制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對(duì)本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。3、檔案室的類型（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務(wù)中心、文件中心。二、檔案館（一）檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國家機(jī)構(gòu)。檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。（二）檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：1、接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；2、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；3、參與編修史志工作。（三）檔案館的種類1、按地區(qū)可分為：A、中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；B、地方檔案館，又有省（自治區(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。2、按專業(yè)可分為：A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為：A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。D、提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。F、召開會(huì)議，研究問題，交流經(jīng)驗(yàn)。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。H、組織檔案的利用工作I、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。四、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。第一節(jié) 收集工作概述一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）收集工作的內(nèi)容有1、檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。2、檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長期保存價(jià)值的檔案的接收。3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。（二）收集工作的意義是1、、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。3、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。4、收集工作是檔案部門和社會(huì)各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。二、應(yīng)該注意的問題１、豐富館（室）藏，（１）我國檔案的平均值是相當(dāng)少的從 國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級(jí)單位的檔案長期沒有歸宿，有 些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過去文書檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２）豐富館藏的方法a、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級(jí)單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級(jí)檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。b、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。c、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集個(gè) 人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于 高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)于學(xué)者、名人的檔案則沒有意識(shí)地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書信、手稿等。d 、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。２、收集工作必須抓住重點(diǎn)：重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級(jí)來文為主。如會(huì)議紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級(jí)來件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。３、推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。５、要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的關(guān)系檔 案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確，時(shí)間過長，有害于檔案的保護(hù)。按規(guī)定，省級(jí)以上的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級(jí)以下的機(jī)關(guān) 應(yīng)將永久保存和長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。第二節(jié) 檔案室的收集工作一、歸檔制度1、歸檔制度把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。2、歸檔時(shí)間第二年六月份以前。也可靈活處理。3、歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。該歸檔范圍規(guī)定如下：第一條為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（二） 本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來 信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第十四條本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。4、歸檔案卷的質(zhì)量要求（１）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（２）具體要求有：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應(yīng)齊全完整B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。D、 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性 文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。F、 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重 新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷 首。G、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料的修裱。K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。案卷標(biāo)題，如：關(guān)于＊＊＊＊＊＊等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話關(guān)于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問題的報(bào)告等 字表示省略， 等 作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來，計(jì)算機(jī)才能顯示出來。另外， 本機(jī)關(guān) 、 我校 中的 本 、 我 也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。（a ）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。（b）對(duì)于文件題名不要隨意更改和簡化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無標(biāo)題，就應(yīng)加上。（c）如果文件無責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。（d）會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫時(shí)間、主要內(nèi)容。（e）聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對(duì)象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰錄制、拍攝的）。（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件要進(jìn)行托裱。（３）歸檔中應(yīng)注意的問題Ａ、電話答復(fù)重要問題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示 和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡史等。Ｃ、要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。需要注意的是，國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 歸檔文件整理規(guī)則 已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。該規(guī)則如下：歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T 22-20002000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行1. 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。2.定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。3. 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4. 質(zhì)量要求4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5. 整理方法5.1 裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。5.2 分類歸檔文件可以采用年度 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限或保管期限 年度 機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機(jī)構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）5.3 排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4 編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見圖A1。圖中*號(hào)欄內(nèi)選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從 1 開始標(biāo)注。館編伯號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5 機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目（見圖A2）。5.5.1.1 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加 [] 號(hào)。5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長 寬為297mm 210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm 220mm（長 寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見圖A4b、圖A4c）。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用 號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三節(jié) 檔案館的收集工作一、檔案館收集檔案的范圍和期限１、范圍（１）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長期保存的檔案。（２）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案（３）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限（１）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收１、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案 現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。２、移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。３、 交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。４、實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間,除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。（１）在非和平環(huán)境、動(dòng)亂（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。（２）一些專門檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?、由撤銷機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。2、撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。3、機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。三、各級(jí)國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第２ 號(hào)文件《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：第三條：各級(jí)綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍1、 本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬 的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案。縣級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。2、本級(jí)人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。3、 本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門學(xué)校、專 科醫(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成 的檔案。4、屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。6、撤銷單位的檔案。7、中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、 八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。8、地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。第三節(jié) 歷史檔案的接收與征集一、歷史檔案的概念習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。二、收集的歷史檔案意義1、收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國家歷史面貌的重要措施。2、收集歷史檔案是黨和國家當(dāng)前與長遠(yuǎn)利用的需要。3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。三、征集途徑檔案征集的途徑有：1、向有關(guān)單位征集代管的建國以前的檔案和材料2、向兄弟檔案館征集3、向圖書館、博物館、紀(jì)念館征集4、向古舊書店、廢品收購部門征集5、向寺廟、古跡保管部門征集6、向個(gè)人征集7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集第一節(jié) 整理工作概述一、整理工作的意義檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、整理的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或 裝盒 ）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。２、區(qū)分全宗和分類３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。５、全面審查修改標(biāo)題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁?hào)、件號(hào)。對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎(chǔ)1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。2、在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。1、文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。對(duì)于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。四、便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。第二節(jié) 全宗和立檔單位的劃分一、全宗概念及含義（一）全宗定義全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗解放初稱為 芬特 。1955年改為 全宗 。（二）全宗的含義1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。3、全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。二、為什么要按全宗整理檔案？（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。１、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。２、全宗，也是一個(gè)相對(duì)的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個(gè)概念，我國一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會(huì)為利用帶來方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。（五）全宗是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。三、立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為 全宗構(gòu)成者 。它的構(gòu)成條件是：A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來確定的，而是以第一個(gè)條件來判定。四、立檔單位的變化和全宗劃分。（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這 個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性 的，其任務(wù)沒有根本變化，它們在各個(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。（三）基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。1、凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。五、人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：1、不得收入官方檔案原件2、一個(gè)人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。人物全宗的收集問題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。六、全宗的補(bǔ)充形式（一）聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公， 一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子 。如手工業(yè)局**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社（二）全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗2、殘缺不全的一些全宗****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：１、它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對(duì)地較大。２、它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1） A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文， 檔案的形成者 就是 文件的作者 。B、對(duì)收文 ， 檔案的形成者 是 文件的實(shí)際收受者, 。（2）判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。八、全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政工業(yè)交通系統(tǒng)農(nóng)林水利系統(tǒng)財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)如：* *地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群第三節(jié) 分類一、分類的意義全宗內(nèi)檔案的分類，對(duì)于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_二、分類的要求有１、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。２、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性（１）科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進(jìn)行，項(xiàng)目（類目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過多）（２）思想性：分類時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對(duì)純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對(duì)歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。三、分類的一般方法有1、時(shí)間分類法Ａ、年度分類法Ｂ、時(shí)期分類法2、來源分類A、組織機(jī)構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法A、問題分類法B、實(shí)物分類法C、地理分類法4、形式分類法A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：（一）年度分類法（二）組織機(jī)構(gòu)分類法（三）問題分類法五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制（一）年度--組織機(jī)構(gòu)分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。（二）組織機(jī)構(gòu)--年度分類法適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。（三）年度--問題分類法多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。（四）問題--年度分類法多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。第四節(jié) 立卷立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位擬寫案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂(或 裝盒 ）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按時(shí)間立卷按問題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目（一）要求：1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。（二）歷史檔案案卷封面的要求1、機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來的名稱。2、人物職務(wù)、稱號(hào)。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。3、歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號(hào)，則在公歷和公元年份日期之后用括號(hào)注明。4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號(hào)內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6、文件的內(nèi)容和其他用語。對(duì)統(tǒng)治階級(jí)誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機(jī)械地照搬。對(duì)非政治性的名詞、術(shù)語，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。需要說明的是：隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要 立卷 ，學(xué)術(shù)界有爭議。請(qǐng)參考有關(guān)文獻(xiàn)。中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》GD2000檔案管理系統(tǒng) 簡介第五節(jié) 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號(hào)一、卷內(nèi)文件目錄1、卷內(nèi)文件排列時(shí)間、重要程度、作者、問題、地區(qū)、文件名稱2、卷內(nèi)目錄及備考表二、案卷目錄案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。三、檔號(hào)長期以來，我國許多檔案館不編檔號(hào)，或檔號(hào)殘缺不全，從而影響了檔案的查找利用。全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁號(hào)（件號(hào)）1、全宗號(hào)序時(shí)流水編號(hào)法按進(jìn)館檔案的先后順序編號(hào)系統(tǒng)編號(hào)法如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財(cái)貿(mào)按立檔單位重要程度編號(hào)系統(tǒng)流水編號(hào)法G002、J011、A024、X1362、目錄號(hào)3、案卷號(hào)4、件號(hào)或頁號(hào)第一節(jié) 鑒定工作的內(nèi)容和制度一、內(nèi)容1、制定標(biāo)準(zhǔn)2、確定期限3、找出無保存價(jià)值的檔案，銷毀。二、制度：包括兩方面內(nèi)容：（一）確定統(tǒng)一的檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)是：1983年國家檔案局頒布《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》，次要的還有《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。1987年底又頒布一個(gè)《文書檔案保管期限表》，此表規(guī)定1983年的表作廢。2006年底公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，宣布1987年的《文書檔案保管期限表》作廢。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企（事）業(yè)單位可以參照新規(guī)定精神制定本系統(tǒng)、本單位的檔案保管期限。新的文書檔案保管期限表如下：文書檔案保管期限表1 本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料永久1.2大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報(bào)，快報(bào)永久1.3重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料30年1.4討論未通過的文件10年2 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料2.1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名冊永久2.2討論未通過的文件10年3 本機(jī)關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄永久4 本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料4.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)30年5 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料5.1本機(jī)關(guān)為主辦的5.1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要永久5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)30年5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的5.2.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)的復(fù)制件或副10年6 本機(jī)關(guān)承辦國際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料6.1請(qǐng)示、批復(fù)、申辦和籌辦組委會(huì)主要活動(dòng)安排、議程、名單、主報(bào)告（原文及譯文）、輔助報(bào)告（原文及譯文），上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、講話，會(huì)徽設(shè)計(jì)永久6.2代表發(fā)言材料、交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道30年6.3委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排10年7 上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料7.1重要的永久7.2一般的30年7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30年8 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料永久8.2本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的30年8.3同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的30年8.4本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿30年8.5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的永久8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問題的30年8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的30年8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的10年8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料8.6.1大事記、組織沿革等永久8.6.2簡報(bào)、情況反映、工作信息等10年8.7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料永久8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等永久8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等文件材料永久8.7.3.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久8.7.3.320年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久8.7.3.420年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料30年8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料10年8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?.7.5.1重要的永久8.7.5.2一般的30年8.8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料8.8.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久8.8.2年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年8.8.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久8.8.4一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10年8.9出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料8.9.1發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?0年9 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件30年9.3人事任免文件永久9.4先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料9.4.1受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久9.4.2受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的30年9.5對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料9.5.1受到警告（不含）以上處分的永久9.5.2受到警告處分的30年9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久9.7人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料永久9.8職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久9.9職工名冊永久9.10黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料9.10.1工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久9.10.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等永久9.10.3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料永久9.10.4情況反映、工作簡報(bào)10年9.11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料9.11.1重要的永久9.11.2一般的30年9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10年9.13本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久9.13.2其他有處理結(jié)果的30年10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料10.2.1重要的永久10.2.2一般的10年10.3接待工作的計(jì)劃、方案10.3.1重要的30年10.3.2一般的10年10.4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30年10.5機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年10.6國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料10.6.1重要的永久10.6.2一般的10年10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)30年11 上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料11.1上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料11.1.1重要的永久11.1.2一般的10年11.2上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年11.3上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久12 同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年13 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料13.1重大問題的專題報(bào)告30年13.2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年（二）確定了鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)鑒定工作分工階段進(jìn)行：1、機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)特別剔除一部分沒有保存價(jià)值的文件，剔除的文件主要參照2006年的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》來執(zhí)行。不歸檔的范圍主要有：（2） 本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來 信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。對(duì) 于不歸檔的文件處理是：各個(gè)機(jī)關(guān)每年在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清理不歸檔的文件材料，并且要加強(qiáng)保管，不要隨意堆放，以免造成匯密，需要銷毀的應(yīng)即時(shí)銷毀（但具體那些 需及時(shí)銷毀并未明確規(guī)定），銷毀時(shí)對(duì)密級(jí)較高的文件應(yīng)按照保密規(guī)定辦理；一般的文件材料可以采用簡便方法進(jìn)行登記，經(jīng)過本部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后即可銷毀。2、對(duì)歸檔文件要確立保管期限。應(yīng)當(dāng)根據(jù)2006年的期限表進(jìn)行，對(duì)專門單位（地質(zhì)部、煤炭部、石油部等）就制定專門檔案保管期限表，或者結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表，此表要經(jīng)過本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。3、保管期滿的檔案應(yīng)當(dāng)剔除銷毀。（三）檔案的銷毀機(jī)關(guān)銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并且在銷毀清冊上簽字，情況特殊的專門檔案，另有銷毀規(guī)定的按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案的銷毀一定要慎重。第二節(jié) 檔案鑒定的方法一、決定檔案保存價(jià)值的因素1、檔案自身的特點(diǎn)和狀況檔案的內(nèi)容、來源、形式以及其他各種情況，影響著檔案是否有保存價(jià)值，有什么樣的保存價(jià)值。2、社會(huì)利用需求國家各項(xiàng)事業(yè)、黨和國家各項(xiàng)工作、廣大干部和人民群眾對(duì)各種檔案利用的需求，影響著檔案的保存價(jià)值。上述決定檔案保存價(jià)值的兩個(gè)方面的因素，是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件，兩方面的因素，都是客觀存在的。二、鑒定檔案價(jià)值的基本觀點(diǎn)（一）全面的觀點(diǎn)1、在鑒定時(shí)，不僅要看到局部，也要看到整體，既要考慮到本單位的利用，也要考慮到社會(huì)的需求。機(jī)關(guān)檔案的鑒定存在的問題，往往只顧到本機(jī)關(guān)的利用。檔案的作用是多方面的，也就是我們對(duì)檔案的價(jià)值考慮時(shí)要從它的多個(gè)作用出發(fā)。2、從檔案之間的相互關(guān)系上分析價(jià)值。鑒定時(shí)，還要看到全宗之間及全宗群的聯(lián)系，甚至要考慮到國家全部檔案。3、要從把檔案移交到檔案館的角度來考慮，既要考慮到進(jìn)館檔案的完整性，也要考慮避免館內(nèi)檔案的過多的重復(fù)。重復(fù)在檔案館是不可避免的和必要的，允許少量的重復(fù)、必要合理的重復(fù)。（二）歷史的觀點(diǎn)檔案本身就是歷史的記錄，它是在一定的歷史條件下產(chǎn)生的，因此鑒定時(shí)應(yīng)當(dāng)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)來分析檔案的價(jià)值。根據(jù)檔案產(chǎn)生的時(shí)代背景、具體的事件、本身的歷史作用等方面來預(yù)測檔案的歷史價(jià)值、反對(duì)狹隘的實(shí)用主義觀點(diǎn)。（三）發(fā)展的觀點(diǎn)社會(huì)不斷向前發(fā)展，這決定了檔案的價(jià)值不斷發(fā)生變化。在鑒定時(shí)，不僅要看到檔案在當(dāng)前的作用，并要估計(jì)和預(yù)測檔案在將來的作用，為子孫后代利用檔案著想。（現(xiàn)在我們應(yīng)以怎樣的眼光來預(yù)測檔案的價(jià)值呢？國外出現(xiàn)了檔案成為大眾的文化中（媒）介的功能，而不僅局限于學(xué)術(shù)的利用了）三、分析檔案價(jià)值的具體方法：總方法：檔案保存價(jià)值的確定應(yīng)當(dāng)以反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮檔案的作者，形成時(shí)間，名稱，完整程度、可*性、有效性以及外型特點(diǎn)等因素。研究過去檔案的被利用情況，全面地估計(jì)和預(yù)測對(duì)檔案的利用需求，正確判定檔案的保存價(jià)值。方法：直接鑒定法 要求鑒定人員逐件逐張地審查檔案材料的價(jià)值，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可*程度等方面，去全面考查它的價(jià)值。四、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)（也有的書上稱為 方法 ）1、來源標(biāo)準(zhǔn)檔案的來源是指檔案的形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能要影響甚至決定檔案的價(jià)值。2、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。對(duì)檔案內(nèi)容的分析可著眼于以下四個(gè)方面：A、檔案內(nèi)容的重要性；B、檔案內(nèi)容的獨(dú)特性；C、檔案內(nèi)容的時(shí)效性；D、除上之外，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完備性等也要加以考察，以準(zhǔn)確地把握檔案的價(jià)值。3、形式特征標(biāo)準(zhǔn)檔案的形式特征是文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，這些形式特征也可能對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)生影響。4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)在一定的情況下，某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗內(nèi)檔案的完整程度。在根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值的時(shí)候，要始終堅(jiān)持辯證的思維方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽略其他。五、方法論問題1、研究利用規(guī)律，預(yù)測未來利用需要2、研究檔案保存的效益3、重要性與保管期限長短的關(guān)系4、彈性原則保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本機(jī)關(guān)從寬，外機(jī)關(guān)從嚴(yán)；兩可之間的，就高不就低；暫緩銷毀歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)；解放前檔案從寬，解放后檔案從嚴(yán)；首腦機(jī)關(guān)從寬，一般機(jī)關(guān)從嚴(yán)；上機(jī)機(jī)關(guān)從寬，下級(jí)機(jī)關(guān)從嚴(yán)；撤銷機(jī)關(guān)從寬，現(xiàn)行機(jī)關(guān)從嚴(yán)；六、在鑒定工作中需要注意的問題（一）應(yīng)當(dāng)以全國統(tǒng)一規(guī)定的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，不能夠自行其事。（二）應(yīng)當(dāng)考慮各方面的作用。這里主要指出應(yīng)當(dāng)考慮憑證作用和參考作用，正面作用和反面作用，內(nèi)容上的作用和形式上的作用。（三）對(duì)重要的設(shè)備的檔案和基建檔案應(yīng)當(dāng)由使用設(shè)備和建筑物的機(jī)關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，原件移交到檔案館保存。（四）寬嚴(yán)問題： 寬 ：指鑒定的標(biāo)準(zhǔn)放寬，多保存一些； 嚴(yán) 指標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格一些，少保存一些。第三節(jié) 檔案保管期限表一、作用（一）能夠統(tǒng)一鑒定認(rèn)識(shí)，避免人為的局限性和片面性，使鑒定有章可循。（表雖是主觀制度，但較接近于客觀）（二）能夠保證鑒定工作質(zhì)量。（表是通過長期實(shí)踐總結(jié)出來的）（三）能夠提高鑒定工作的效率，加快檔案鑒定速度。（根據(jù)表把檔案對(duì)號(hào)入座，較為方便，速度又較快）（四）可以防止任意銷毀檔案文件，維護(hù)檔案的完整與安全。（有保管價(jià)值的文件一般都?xì)w入了保管期限表）（五）立卷時(shí)可以據(jù)此考慮文件的價(jià)值，把具有相同價(jià)值、聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，不同價(jià)值的文件材料分開組卷，保證案卷質(zhì)量，為日后進(jìn)館復(fù)查打下了基礎(chǔ)。二、類型1、通用檔案保管期限表2、專門檔案保管期限表3、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表4、同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5、機(jī)關(guān)檔案保管期限表三、保管期限（一）過去曾經(jīng)用過的方法：永久、長期、短期（二）專門檔案的保管期限1、人民法院的訴訟檔案分為永久、長期（60年）、短期（30年），刑事案件的證物不宜長期保管的至少也要保存十五（證物有些是檔案，有些則不是）；案件的結(jié)案時(shí)間是終審判決結(jié)案后的第二年算起；檔案的銷毀是將其中的判決書、裁定書、調(diào)解書取了一份，按年度審判級(jí)別整理立卷、永久保管。2、書稿檔案其保管期限與文書檔案一致。3、會(huì)計(jì)檔案其保管期限分為兩種：定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久其保管時(shí)間是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案中的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料的保管期限是和文書檔案一致的。三、保管期限的劃分原則機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。四、應(yīng)當(dāng)注意的問題（一）要以保存本機(jī)關(guān)形成的文件材料為重點(diǎn)，永久和長期卷中上、下級(jí)文件也應(yīng)有一定比重，全面估計(jì)和預(yù)測對(duì)檔案的需要，不能硬性劃分上、本、下級(jí)文件幾種保管期限的百分比。（實(shí)際工作中的有的作法是極形式主義的，不可取，不合理。）（二）正確處理完整與精煉的關(guān)系：在完整的基礎(chǔ)上求精煉，不必過于強(qiáng)調(diào)少而精。（三）對(duì)檔案的鑒定要相對(duì)穩(wěn)定，不宜反復(fù)進(jìn)行。即文件鑒定之后，不到期則不再次鑒定。（四）保管期限不宜劃分很精確的年度。第四節(jié) 檔案鑒定工作制度和組織一、檔案室工作制度和組織成立鑒定小組二、檔案館工作制度和組織成立鑒定委員會(huì)三、銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)銷毀1949年前的檔案，須報(bào)國家檔案局。兩人以上監(jiān)銷四、銷毀1、編制銷毀清冊二、三份2、立檔單位和全宗簡要說明3、銷毀方法 火燒 或 打成紙漿第一節(jié) 檔案保管工作概述一、保管工作的含義為：1、庫房管理2、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)3、保護(hù)檔案的專門措施二、保管工作的任務(wù)有：1、防治檔案的損壞；包括自然損壞和人為損壞。2、延長檔案的壽命；3、維護(hù)檔案的政治安全 ，防止泄密 。三、基本要求1、以防為主，防治結(jié)合2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般3、自力更生，勤儉節(jié)約4、立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前四、意義檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。第二節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件一、檔案庫房二、檔案裝具有1、檔案箱2、檔案架3、檔案柜等三、包裝材料有1、卷皮2、卷盒3、包裝紙等第三節(jié) 檔案庫房管理一、 庫房編號(hào)有兩種方法：1、為所有庫房編一總的順序號(hào)2、分區(qū)編號(hào)二、排架和編號(hào)1、整齊一致2、避光通風(fēng)3、空間利用4、統(tǒng)一編號(hào)，順序是從左到右、從上到下。三、全宗的排列和檔案的存放1、全宗的排列一個(gè)全宗的檔案放在一起按全宗號(hào)流水排列法和全宗分類排列法兩種按全宗群排列的方法全宗編號(hào)和在庫房的實(shí)際排列順序2、存放方式豎放和平放四、檔案存放位置索引五、檔案代理卡為了便于庫房管理員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是 代卷卡 或 代理卡 。六、全宗卷全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷毀清冊，全宗指南、檔案利用的重要登記等。全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也隨同全宗移交。七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生請(qǐng)?jiān)斠姟稒n案保護(hù)技術(shù)學(xué)》。八、保衛(wèi)和保密九、防火十、檔案在搬運(yùn)中的保護(hù)十一、安全檢查第一節(jié) 檔案檢索工作的地位一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位1、檢索是提供利用的先期工作檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實(shí)現(xiàn)的。2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)二、編制檔案檢索工具的基本要求是1、全，指信息存儲(chǔ)豐富。2、準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確。3、快，指迅速。4、便，指檢索要方便 。三、應(yīng)當(dāng)注意的問題：要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。2、強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。三、排檢方法（一）分類法：以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個(gè)檢索體系。優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。（二）按作者排檢法：現(xiàn)又稱責(zé)任者把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。（三）按文號(hào)排檢法：即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。（四）按字序排檢法編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。3、四角號(hào)碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。4、音序法：按漢語拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。（五）按地序排檢法按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。（六）主題法按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來說，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。第三節(jié) 中國檔案分類法1987年出版《中國檔案分類法》第一版。1996年出版《中國檔案分類法》第二版?！吨袊鴻n案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成?！吨袊鴻n案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。第四節(jié) 中國檔案主題詞表1989年8月出版了《中國檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國檔案主題詞表》正式版本。《中國檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：Renmindaibiaodahui 款目主題詞及漢語拼音人民代表大會(huì) [BB] 范疇號(hào)D 人代大會(huì) 代項(xiàng)F 地方各級(jí)人民代表大會(huì) 分項(xiàng)全國人民代表大會(huì)S國家權(quán)力機(jī)關(guān) 屬項(xiàng)會(huì)議*Z國家機(jī)構(gòu)* 族項(xiàng)C人民代表大會(huì)制 參項(xiàng)《中國檔案主題詞表》詞間關(guān)系表詞間關(guān)系含義簡稱符號(hào)等同關(guān)系正式主題詞用項(xiàng)Y非正式主題詞代項(xiàng)D屬分關(guān)系下位詞分項(xiàng)F上位詞屬項(xiàng)S族首詞族詞Z相關(guān)詞相關(guān)關(guān)系參項(xiàng)C族首主題詞注以 * 符號(hào)。需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。第五節(jié) 檔案著錄檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。練習(xí)：文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開放檔案暫行辦法》的通知文件內(nèi)容： 經(jīng)請(qǐng)示內(nèi)容國務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行。有關(guān)數(shù)據(jù)：分類號(hào)：A-236檔號(hào)：2-1-3-3文號(hào)：國檔發(fā)（1986）2號(hào)；保管期限：長期文本：正本發(fā)文日期：1986年2月7日附件：《檔案館開放檔案暫行辦法》規(guī)格：16開，3頁第六節(jié) 檔案檢索工具一、作用檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。（一）橋梁作用檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來說猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道 橋梁 ，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為 打開信息寶庫的鑰匙 ，使用它才可以開戶檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。（二）交流作用檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無，提高服務(wù)質(zhì)量。（三）管理作用檔 案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔 案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人 員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。二、檔案檢索工具的分類檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。1、按編制方式分為目錄、索引、指南。2、按載體形式分為書本式檢索工具卡片式檢索工具縮微檢索工具機(jī)讀式檢索工具3、按檢索范圍分為全宗范圍檢索工具檔案館范圍檢索工具專題范圍檢索工具館際檢索工具4、按功能分館藏性檢索工具查檢性檢索工具介紹性檢索工具需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫還是有幫助的。三、常見檔案檢索工具1、案卷目錄案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。2、全引目錄案卷文件目錄亦稱 卷內(nèi)文件目錄匯集 或 全引目錄 。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。3、全宗目錄全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。4、分類目錄分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。5、主題目錄主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。6、專題目錄專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。7、文號(hào)索引文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。8、人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎?，由于在?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問題。人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。9、地名索引地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。10、檔案館指南檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息。檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。．說明或序言．目錄．檔案館概況．館藏檔案情況介紹．館藏資料情況介紹．附錄11、全宗指南全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。Ａ．立檔單位和全宗的歷史概況在 檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn) 識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸 屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。Ｂ．全宗內(nèi)檔案概況主要包括檔案的來源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。Ｃ．檔案的內(nèi)容與成分一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由 于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問題相近或相同的案卷可合并介紹；對(duì)有特色和 價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。12、專題指南專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。．序言．檔案內(nèi)容介紹．附錄第一節(jié) 檔案編研工作概述一、編研工作的內(nèi)容1、歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂2、編寫檔案參考資料3、參考編史修志工作二、編研工作的意義檔案館（室）編研工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要的意義。1、積極提供利用服務(wù)的有效方式2、提高工作水平的重要途徑3、有利用檔案原件的保管和流傳三、特點(diǎn)1、研究性檔案編研工作中 編 與 研 不是兩個(gè)各自獨(dú)立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。2、思想性檔案編研不僅是對(duì)檔案原件的簡單照錄，它必然反映編研人員的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，具有明顯的思想性。3、政策性檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問題需要認(rèn)真注意。第二節(jié) 檔案參考資料一、大事記１、大事記的種類有Ａ、機(jī)關(guān)工作大事記如：《中共北京市委大事記》《北京第一機(jī)床廠大事記》Ｂ、國家和地區(qū)大事記如：《中華人民共和國大事記》《解放后西藏大事記》Ｃ、專題大事記如：《大革命時(shí)期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國教育大事記》Ｄ、個(gè)人生平大事記 也稱為年譜如：《李大釗年譜》《張?zhí)啄曜V》大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀(jì)要、大事輯要、紀(jì)年、月表、日志等。２、編制大事記由兩部分組成:大事時(shí)間和大事記述。一般按時(shí)間順序排列。大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。二、組織沿革１、種類有A、機(jī)關(guān)組織沿革如：《遼寧省人民政府組織沿革》B、地區(qū)組織沿革如：《內(nèi)江地區(qū)直屬機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變》C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革如：《中國人民解放軍組織沿革和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)成員名錄》2、內(nèi)容有A、機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；B、機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；C、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；D、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；E、機(jī)關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。3、體例有A、編年法即按年度記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機(jī)構(gòu)。B、系列法即以組織機(jī)構(gòu)或問題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。C、階段法即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段。三、專題概要《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡介》《＊＊大學(xué)獲獎(jiǎng)科研成果簡介》《嫩江縣中小學(xué)教育概要》《吉林省克山病概況》四、會(huì)議簡介1、會(huì)議簡介是簡要敘述會(huì)議過程和基本情況的參考資料。2、內(nèi)容包括A、會(huì)議名稱及屆次。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡介》。B、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及主持人。C、會(huì)議參加人員。D、會(huì)議的主要議程及內(nèi)容。五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱 基礎(chǔ)數(shù)字匯集 。如：《＊＊縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《舒蘭縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《萊蕪縣牲畜和家禽變化情況匯集一、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和任務(wù)１、檔案統(tǒng)計(jì)，就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來看，分為兩方面：Ａ、對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；Ｂ、對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)；目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次：其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；其三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。２、任務(wù)是對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析， 提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。二、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義、要求和步驟１、 意義是Ａ、是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段；Ｂ、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來；Ｃ、是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作；Ｄ、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。２、 要求為Ａ、準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性Ｂ、遵循全國統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求，須達(dá)到：統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。３、 步驟包括Ａ、統(tǒng)計(jì)調(diào)查Ｂ、統(tǒng)計(jì)整理Ｃ、統(tǒng)計(jì)分析三、 檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查１、 統(tǒng)計(jì)表報(bào)２、 專門調(diào)查四、 檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理統(tǒng)計(jì)分組：簡單分組和復(fù)雜分組五、 統(tǒng)計(jì)表六、 綜合指標(biāo)１、 絕對(duì)數(shù)２、 相對(duì)數(shù)第二節(jié) 檔案的登記?檔案數(shù)量和狀況登記?案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄?檔案收進(jìn)登記簿這是專門記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊式。其基本登記進(jìn)以檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每收進(jìn)一次檔案，無論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進(jìn)登記簿上登記為一個(gè)條目。（三）全宗名冊檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記的一種形式。（四）全宗單詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁式。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊要詳細(xì)得多，一般分為3個(gè)部分。（五）全宗卡片它是檔案行政機(jī)關(guān)要求檔案館報(bào)送的一種形式。其作用和目的是為了隨時(shí)掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與 檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表 結(jié)合使用。（六）檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表是檔案館按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記形式，旨在隨時(shí)報(bào)告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機(jī)關(guān)根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，隨時(shí)在全宗卡片上進(jìn)行補(bǔ)充性登記。（七）案卷目錄登記簿案卷目錄登記簿是對(duì)所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊為單位進(jìn)行登記，每一本（冊）案卷目錄登記為一個(gè)條目。（八）總登記簿總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案室。?檔案工作狀況登記簿（一）工作日志工 作日志是許多重要的社會(huì)行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進(jìn)程問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日 后的查考和總結(jié)提供素材。一般應(yīng)包括日期（年、月、日、星期），時(shí)間（上午、下午或具體時(shí)刻），工作內(nèi)容，工作量與進(jìn)度，工作中的問題及處置情況，每周或 每月的統(tǒng)計(jì)、小結(jié)等。（二）人員進(jìn)出庫房登記人員進(jìn)出庫房登記是庫房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應(yīng)放置在庫房入口處。工作人員及其他人員每次進(jìn)出庫房均應(yīng)在登記本上登記。登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括日期、進(jìn)出庫房人員姓名、進(jìn)入庫房時(shí)間（時(shí)刻）、進(jìn)庫事由、出庫時(shí)間（時(shí)刻）等。（三）檔案出入庫登記檔案出入庫登記這也是庫房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括檔案出庫的日期、時(shí)間（時(shí)刻）、檔號(hào)及數(shù)量、原因（即用途），歸入日（四）檔案清點(diǎn)、檢查登記檔案清點(diǎn)、檢查登記是對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過程中及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的登記。其登記內(nèi)容應(yīng)涉及清點(diǎn)、檢查的日期，原因，清點(diǎn)、檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點(diǎn)、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點(diǎn)、檢查的工作人員姓名。（五）檔案利用登記簿它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。（六）利用者登記卡利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對(duì)利用者進(jìn)行記錄、掌握的一種登記形式。（七）檔案借出登記簿檔案借出登記簿是專用于對(duì)檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外的情況進(jìn)行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。（八）檔案復(fù)制、摘抄登記檔案復(fù)制、摘抄登記是專用于對(duì)在利用中被復(fù)制、摘抄情況進(jìn)行登記的一種登記形式。同時(shí)具有提出復(fù)制、摘抄申請(qǐng)，履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制、摘抄事實(shí)的憑據(jù)性質(zhì)。（九）利用效果登記利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。第三節(jié) 檔案行政管理機(jī)關(guān)和檔案館的基本統(tǒng)計(jì)一、檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)總的說來，檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計(jì)。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來源性質(zhì)分組，即分成：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。二、檔案利用統(tǒng)計(jì)檔案利用統(tǒng)計(jì)它是一種對(duì)各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的情況和程度的統(tǒng)計(jì)。三、檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)是它對(duì)于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對(duì)比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等，具有重要的作用。四、檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)是檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計(jì)對(duì)研究我國檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。五、檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)及時(shí)了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的。這就要對(duì)檔案室的建設(shè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第一節(jié) 檔案提供利用工作概述一、含義檔案工作的總目的，是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為 檔案的利用服務(wù)工作 ，或簡稱 檔案利用工作 ，又稱 提供利用 。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。二、利用工作的地位檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。它是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標(biāo)志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用?？傊?，它是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。三、注意問題1、服務(wù)思想A、全面地為檔案用戶服務(wù)B、及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)C、準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)D、有效地為檔案用戶服務(wù)2、正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。澄清 利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn) 以及 歷史檔案無密可保 的錯(cuò)誤思想。要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。第二節(jié) 檔案提供利用的途徑與方式一、基本途徑有1、提供檔案原件2、提供復(fù)制品3、提供檔案信息加工品二、幾種主要的方法有1、檔案閱覽服務(wù)2、外借服務(wù)3、制發(fā)復(fù)本4、展覽與陳列服務(wù)5、制發(fā)檔案證明服務(wù)6、檔案目錄信息服務(wù)7、檔案咨詢第三節(jié) 檔案用戶調(diào)研工作檔案用戶需求分析是通過一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎(chǔ)上，揭示各類用戶的需求特點(diǎn)與規(guī)律的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。一、檔案用戶需求調(diào)研的原則包括1、客觀性原則2、針對(duì)性原則3、全面性原則4、服務(wù)性原則二、影響檔案用戶的主、客觀因素有（一）社會(huì)因素1、社會(huì)政治因素2、社會(huì)經(jīng)濟(jì)因素3、科學(xué)文化因素（二）檔案工作因素1、檔案工作的方針和政策2、檔案管理工作的水平3、檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量（三）檔案用戶自身因素對(duì)其利用需求的影響1、檔案用戶的職業(yè)因素2、檔案用戶的知識(shí)水平3、檔案用戶的工作經(jīng)驗(yàn)三、檔案用戶需求的構(gòu)成1、學(xué)術(shù)用戶需求2、實(shí)際利用需求3、普遍利用需求解決自身的社會(huì)或生活問題，如學(xué)歷、身份、工齡、工資、土地使用權(quán)及所有權(quán)、房產(chǎn)、山林、家世等方面的問題。四、幾點(diǎn)帶規(guī)律性的問題1、受社會(huì)因素的影響2、宣傳報(bào)道對(duì)檔案用戶需求的影響3、檔案用戶需求心理的求便心理4、檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對(duì)其以后需求行為的影響第四節(jié) 開放檔案工作一、開放檔案的含義開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除 禁閉 ，向社會(huì)開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進(jìn)行開發(fā)利用。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年。二、開放的意義是1、開放檔案是有得于社會(huì)進(jìn)步的新方針，是加快我國政治民主化的一個(gè)新步驟。2、開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施。3、開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。三、開放檔案的條件有1、物質(zhì)條件2、檢索條件3、制度條件4、社會(huì)檔案意識(shí)條件四、開放檔案的鑒別1、確定開放期2、開放檔案鑒別工作的組織領(lǐng)導(dǎo)成立鑒定小組，經(jīng)鑒定后，報(bào)本級(jí)檔案行政部門批準(zhǔn)后開放；把握不定的檔案，鑒定小組應(yīng)報(bào)本級(jí)人民政府審批。3、檔案的解密、降密依照 各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定 ：各級(jí)檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級(jí)國家檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行。一般原則和辦法是：A、未進(jìn)館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)解密；對(duì)館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認(rèn)為仍屬國家機(jī)密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個(gè)月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機(jī)關(guān)或檔案館；過期未通知的，由檔案館進(jìn)行處置；B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密；C、各檔案館保存的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會(huì)開放的，應(yīng)向檔案形成機(jī)關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知，有關(guān)機(jī)關(guān)接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù)，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理；D、撤銷機(jī)關(guān)的，由承擔(dān)其職能的單位負(fù)責(zé)；如無，則由檔案館負(fù)責(zé)處理。凡涉及下屬內(nèi)容的檔案，均應(yīng)控制使用，不可開放。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國家機(jī)關(guān)工作正常開展，危害國家安全、社會(huì)安定，損害國家利益的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放有損于個(gè)人形象、尊嚴(yán)、聲譽(yù)、人身安全的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)影響兩黨、兩國政黨關(guān)系及其他對(duì)外關(guān)系的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)削弱我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力、科技實(shí)力的檔案。--機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)明確提出不能開放的檔案。--其他會(huì)影響黨和國家利益的，不宜對(duì)社會(huì)開放使用的檔案。五、開放檔案公布1、開放檔案的公布權(quán)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者個(gè)人公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。集體和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。2、公布檔案的方式《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》中規(guī)定：通過報(bào)紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表；通過電臺(tái)、電視臺(tái)播放；陳列、展覽檔案或其復(fù)制件；出版發(fā)行檔案史料；公開出售復(fù)制件；散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；在公開場合宣讀、播放檔案原文等。期及時(shí)間（時(shí)刻）、經(jīng)手人，等等。文書檔案保管期限表 (點(diǎn)擊數(shù):1811 發(fā)布時(shí)間:2005-08-11)1. 本級(jí)黨的代表大會(huì)、代表會(huì)議、人民代表大會(huì)、人民代表會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)代表會(huì)會(huì)議的文件材料。1.1通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡報(bào)、重要的照片、錄音(像)帶等文件材料 永久1.2 賀信、賀電、討論未通過的文件 長期1.3 小組會(huì)議記錄、 參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料 短期2. 本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、工會(huì)、共青團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)的常委會(huì)、全體委員會(huì)，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料2.1 公報(bào)、 決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件材料 永久2.2 討論未通過的文件材料等 短期3. 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件材料3.1 主要文件材料 長期3.2 其它文件材料 短期4. 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料4.1 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的，屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的，和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久4.2 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料 長期4.3 其它需要執(zhí)行的文件材料 短期5. 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料 永久6. 本機(jī)關(guān)黨組(包括實(shí)行黨委制的黨委)和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過的文件 永久7. 本機(jī)關(guān)召開會(huì)議的文件材料7.1 本機(jī)關(guān)召開的工作會(huì)議和重要的專業(yè)會(huì)議文件材料7.1.1 通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料 永久7.1.2 典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào) 長期7.1.3 小組會(huì)議記錄、參考材料 短期7.2 一般專業(yè)會(huì)議文件材料7.2.1 紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料 長期7.2.2 典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào) 短期8. 本機(jī)關(guān)制發(fā)的(包括與其它機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的)文件材料8.1 方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務(wù)問題的 永久8.2 一般業(yè)務(wù)問題的 長期8.3 事務(wù)性有參考價(jià)值的 短期9. 代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的文件的最后草稿9.1 重要的法規(guī)性的 長期9.2 其它的 短期10. 本機(jī)關(guān)各種普查工作形成的文件材料10.1 綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告 永久10.2 原始記錄 長期11. 本機(jī)關(guān)專題、典型的調(diào)查報(bào)告11.1 重要的 永久11.2 一般的 短期12. 本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù),下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告與本機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示12.1 方針政策性的重要問題的 永久12.2 一般事務(wù)性問題的 短期13. 本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告13.1 主要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的 永久13.2 半年的、季度的、一般專題的 長期14. 本機(jī)關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、控制數(shù)字14.1 年度和年度以上的 永久14.2 季度的、月份的 短期15. 本機(jī)關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表15.1 匯總的、年度和年度以上的、專題的 永久15.2 季度、月份的 短期16. 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料 永久17. 干部任免的文件材料17.1 本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，本機(jī)關(guān)對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料永久17.2 本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免材料 長期18. 本機(jī)關(guān)勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料18.1 省級(jí)以上的 永久18.2 地、縣級(jí)以下的 長期19. 本機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)人員的處分材料19.1 影響大、問題嚴(yán)重的 永久19.2 一般的 長期20. 干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料 長期21.本機(jī)關(guān)職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根 長期22. 本機(jī)關(guān)職工、黨員名冊 永久23.本機(jī)關(guān)中黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形成的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊等文件材料 長期24. 本機(jī)關(guān)組織沿革、大事記 永久25. 本機(jī)關(guān)及本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料 永久26. 本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證 長期27. 本機(jī)關(guān)編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本永久28. 本機(jī)關(guān)與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料28.1 有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的 永久28.2 重要的 長期28.3 一般的 短期29. 本機(jī)關(guān)關(guān)于出國考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料29.1 重大活動(dòng)的主要文件 永久29.2 一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告 長期29.3 其它文件材料 短期30. 機(jī)關(guān)之間協(xié)商工作的往來文件材料 短期31. 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 短期32. 本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料32.1 有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的 永久32.2 有上級(jí)機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的 長期32.3 其它有重要處理結(jié)果的 短期32.4 沒有處理結(jié)果的 短期33. 下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表33.1 年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問題的專題報(bào)告長期33.2 年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般專題的報(bào)告和備案的短期文件材料歸檔范圍與保管期限表（一）黨群黨務(wù)綜合序號(hào) 類目名稱 保管期限l 上級(jí)黨組織關(guān)于黨的建設(shè)的指示、決定、決議、通報(bào)、通知、條例、規(guī)定、辦法等文件材料 長期(如文件是針對(duì)本校的，則永久保存)2 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議的文件材料(1) 本校領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)上的重要發(fā)言 永久(2) 會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等 長期(3) 簡報(bào)、參考資料 短期3 校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 永久4 校黨代會(huì)文件材料(1) 大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、 總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音；大會(huì)主席團(tuán)、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會(huì)選舉辦法，選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等 永久(2) 提案及辦理情況；會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議情況、反映記錄、小組會(huì)議記錄等 長期(3) 參考文件，工作人員名單，工作證、代表 證、列席證及選票式樣 短期5 校黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、黨委常委會(huì)、常委擴(kuò)大會(huì)、書記辦公會(huì)、書記校長碰頭會(huì)、總支書記會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件 永久6 校黨委召開的全校性大會(huì)、黨員干部會(huì)和黨員大會(huì)的講話稿、會(huì)議記錄 長期7 以黨委名義召開的工作會(huì)議材料 永久8 本校參加各級(jí)黨代會(huì)的代表名單、登記表及有關(guān)材料 永久 9 校黨委工作計(jì)劃、報(bào)告(包括調(diào)查報(bào)告)、總結(jié)(包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)) 永久 10 校黨委在貫徹中央重大方針政策中形成的文件材料 長期l l 校黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料 永久12 校黨委頒布的決定、條例、規(guī)定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知 永久13 校黨委工作簡報(bào)、情況反映 永久14 校黨委大事記 永久15 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久16 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料 永久17 黨委各部、委、各分黨委、總支、直屬支部給黨委的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)、批示 長期18 黨委關(guān)于保密、秘書工作的文件 長期19 重要的群眾來信來訪及處理材料 長期20 黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件 長期21 分黨委、總支、直屬支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)表 長期22 分黨委、總支、直屬支部黨建工作及有關(guān)材料 長期23 分黨委、總支、直屬支部人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料 長期紀(jì) 檢序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的指示、決定、規(guī)定、通知 長期2 校紀(jì)委工作規(guī)章制度 長期3 校紀(jì)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì) 永久4 關(guān)于校紀(jì)委工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期5 校紀(jì)委會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定 長期6 關(guān)于黨員違紀(jì)案件調(diào)查處理的材料 長期7 對(duì)黨員申訴的復(fù)查材料、結(jié)論、撤銷處分決定 長期8 群眾來信來訪及處理意見 短期9 參加上級(jí)召開的紀(jì)檢工作會(huì)議所帶回的重要文件材料 長期組 織序號(hào) 類目名稱 保管期限l 上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、規(guī)定、通知 長期2 本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料 永久3 校組織工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定 永久4 本校組織工作條例、規(guī)章制度 永久5 本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知 永久6 關(guān)于本校干部任免的報(bào)告、決定、批復(fù)、通知 永久7 科以上干部名冊 永久8 科以上干部考核材料 長期9 分黨委、總支、直屬支部改選報(bào)告、審批材料 永久10 分黨委、總支、直屬支部委員名冊 永久11 黨員名冊、發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正名冊 長期12 關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的報(bào)告、決定、批復(fù)、通知書等材料 長期13 黨員轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信、介紹信存根 長期14 黨員、組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表 永久15 黨費(fèi)收繳與開支情況統(tǒng)計(jì) 長期16 表彰優(yōu)秀黨員和先進(jìn)集體的通知、決定及典型事跡材料(1) 省、部級(jí)以上的 永久(2) 其他的 長期17 干部離休報(bào)告及審批材料 長期18 落實(shí)政策的有關(guān)材料 永久19 關(guān)于黨校工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示 長期20 黨校工作計(jì)劃、總結(jié) 長期21 黨課教育計(jì)劃 長期22 黨校學(xué)員名單 長期23 參加上級(jí)召開的組織工作會(huì)議所帶回的重要文件材料 長期宣傳教育序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于宣傳工作的指示、意見、通知 長期2 本校宣傳工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通知和總結(jié) 永久3 宣傳教育工作會(huì)議記錄、紀(jì)要 長期4 反映學(xué)校重要會(huì)議、重大活動(dòng)的剪報(bào)、圖表及有關(guān)文件材料 永久5 教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料 長期6 理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計(jì)劃、總結(jié) 長期7 上級(jí)有關(guān)學(xué)生思想政治工作的指示、意見、通知 長期8 本校關(guān)于學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例 永久9 學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久10 學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計(jì) 長期11 關(guān)于學(xué)生政治工作隊(duì)伍建設(shè)的文件材料 長期12 學(xué)生政治工作人員名單 長期13 參加上級(jí)召開的宣傳工作會(huì)議所帶回的重要文件材料 長期統(tǒng) 戰(zhàn)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的指示、意見、規(guī)定、通知 長期2 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、總結(jié) 永久3 統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄 長期4 關(guān)于本校統(tǒng)戰(zhàn)工作重要問題的請(qǐng)示與批復(fù) 長期5 統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久6 本校各民主黨派、著名黨外人士及其他統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象情況登記表、名冊 永久7 本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單及審批材料 永久8 臺(tái)、港、澳和僑務(wù)工作形成的文件材料 長期9 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作情況簡報(bào) 長期工 會(huì)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于工會(huì)工作的指示、意見、通知等 長期2 工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié) 永久3 會(huì)員代表大會(huì)的通知、名單、工作報(bào)告、決議選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、討論通過的文件、向上級(jí)組織的報(bào)告及批復(fù)等材料 永久4 關(guān)于工會(huì)工作的重要請(qǐng)示與批復(fù) 長期5 工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要 長期6 基層工會(huì)干部名冊 長期7 會(huì)員名冊 長期8 會(huì)員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信、介紹信存根 短期9 表彰工會(huì)先進(jìn)集體、個(gè)人的材料、名單(1)省、部級(jí)以上的 永久(2)校級(jí) 長期10 處分會(huì)員的有關(guān)材料 長期11 開展文體活動(dòng)、宣傳工作、福利工作的文件材料 短期12 關(guān)于校工會(huì)工作的規(guī)章制度 長期13 關(guān)于本校婦女工作的文件材料 短期團(tuán) 委序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作的指示、意見、通知 長期2 校團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、討論通過的文件、向上級(jí)組織的報(bào)告及批復(fù) 永久3 團(tuán)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久4 關(guān)于本校團(tuán)的工作的請(qǐng)示及批復(fù) 長期5 團(tuán)委會(huì)會(huì)議記錄 長期6 本校團(tuán)的工作的規(guī)章制度 長期7 批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單 長期8 團(tuán)干部、團(tuán)員名冊 長期9 團(tuán)員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信、介紹信存根 長期10 團(tuán)組織統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久 永久11 表彰先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料(1)省、部級(jí)以上的 永久(2)校級(jí)的 長期12 對(duì)團(tuán)員的處分、取消處分的決定及材料 長期13 學(xué)生會(huì)文件材料 長期14 本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)的有關(guān)材料 長期15 各分團(tuán)委、團(tuán)總支的有關(guān)材料 長期16 研究生會(huì)的有關(guān)材料 長期17 團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料 長期18 社團(tuán)活動(dòng)、勤工儉學(xué)、社會(huì)實(shí)踐的有關(guān)材料 長期（二）行政綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于高校行政管理的綜合性指示、意見、決定、條例、規(guī)定、辦法等文件材料 長期2 校務(wù)委員會(huì)、校長辦公室、校長書記碰頭會(huì)決定、會(huì)議記錄、紀(jì)要及討論通過的文件 永久3 全校性的工作會(huì)議，座談會(huì)文件 長期4 校領(lǐng)導(dǎo)在全校性大會(huì)上的講話稿和會(huì)議記錄 長期5 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議的文件材料(1) 本校領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要發(fā)言材料 永久(2) 會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議 長期6 教職工代表大會(huì)的文件材料 永久7 本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù) 永久8 學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久9 全校性的規(guī)章制度 永久10 學(xué)校評(píng)估材料 永久11 本校向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示 永久或長期12 本校各單位的請(qǐng)示及學(xué)校的批復(fù)(分類立卷) 長期13 有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 永久14 上級(jí)或有關(guān)部門對(duì)本校工作檢查形成的文件材料 永久或長期15 啟用和廢止印章的文件及印模 永久16 學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì) 永久17 校慶活動(dòng)形成的文件材料(1) 重要的報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)念冊、校友名單、會(huì)議記錄 永久(2) 重要賀電、賀信、禮品清單等 長期18 學(xué)校大事記、歷史沿革、情況介紹、情況簡報(bào)、信息動(dòng)態(tài)等 永久19 校史工作材料 永久20 校友工作材料 長期21 本校重大活動(dòng)形成的文件材料、剪報(bào) 永久22 重要的群眾來信來訪材料 長期23 普選工作材料 短期24 上級(jí)關(guān)于本校院、所、中心等的來文 長期25 院、系、所會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào) 長期26 院、系、所工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 長期27 院、系、所開展學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件 長期28 院、系、所與國內(nèi)單位協(xié)作的材料 長期29 院、系、所統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要資料 長期30 校辦制定的崗位責(zé)任制及目標(biāo)管理責(zé)任制 長期人 事序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于人事工作的指示、規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于人事工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期或短期3 本校人事工作的規(guī)章制度 長期4 人事工作會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久5 人事工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料 永久6 本校機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù) 永久7 關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料 永久8 表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的文件材料(I) 省、部級(jí)以上的 永久(2) 校級(jí)的 長期9 處分教職工和復(fù)查、撤銷處分的文件材料 長期10 學(xué)校人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久11 教職工名冊(分單位的總冊、分類名冊)、登記表 永久12 教研室、研究室正副主任名冊 長期13 教職工的錄用、聘用材料 長期14 教職工轉(zhuǎn)正、定級(jí)材料 長期15 教職工的起薪、停薪材料 長期16 教職工調(diào)進(jìn)、調(diào)出轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信、介紹信存根、報(bào)到證、商調(diào)函 長期17 教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料 長期18 關(guān)于離休、退休工作的請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù) 長期19 教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料 長期20 離休、退休人員情況登記表、名冊 長期21 教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料 短期22 教職工動(dòng)態(tài)月報(bào) 長期23 參加上級(jí)召開的人事工作會(huì)議帶回的重要文件材料 長期24 教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料及上級(jí)批復(fù)(按類立卷，要求附審批表) 長期25 校職稱評(píng)定委員會(huì)工作形成的文件材料 長期26 教職工工資調(diào)整材料及名冊 長期27 關(guān)于教職工勞保、困難補(bǔ)助及其它福利工作的材料 長期28 處理教職工傷殘、死亡、撫恤等材料 長期29 關(guān)于使用臨時(shí)工的材料 長期30 臨時(shí)工名冊 長期31 師資培養(yǎng)計(jì)劃、總結(jié) 永久32 師資培養(yǎng)、管理工作規(guī)定 長期33 教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié) 長期34 教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 長期35 教師業(yè)務(wù)考核材料 長期36 重要的來信來訪材料 長期37 本校人事工作簡報(bào) 長期監(jiān)察、審計(jì)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于監(jiān)察、審計(jì)工作的意見、規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于監(jiān)察、審計(jì)工作的規(guī)章制度 長期3 監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié) 永久4 關(guān)于本校監(jiān)察、審計(jì)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(I) 重要的 永久 (2) 一般的 長期或短期5 關(guān)于違紀(jì)案件的結(jié)論、處理決定及有關(guān)材料(1) 問題嚴(yán)重的 永久或長期(2) 一般的 短期6 關(guān)于監(jiān)察、審計(jì)對(duì)象的申訴材料、復(fù)查材料及結(jié)論(1) 影響大的 永久或長期(2) 一般的 短期7 監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其它重要報(bào)表 永久8 參加上級(jí)召開監(jiān)察、審計(jì)重要工作會(huì)議帶回的文件材料 長期武裝、保衛(wèi)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的意見、規(guī)定、通知 長期2 關(guān)于本校武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù) 長期或短期3 武裝部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告 長期4 武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度 長期5 武裝部工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 長期6 復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊及登記表 長期7 學(xué)生軍訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié) 長期8 上級(jí)有關(guān)公安、保衛(wèi)工作的規(guī)定、意見、通知等 長期9 本校關(guān)于治安、保衛(wèi)工作的請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù) 永久或長期10 本校治安、保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié) 永久11 本校治安、保衛(wèi)工作條例、規(guī)章制度 長期12 專題調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料 長期13 師生員工案件的偵察、調(diào)查、處理結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、判決書 長期14 師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)批復(fù) 長期15 要害部門的保衛(wèi)、消防工作材料 長期16 本校保衛(wèi)工作情況反映、簡報(bào) 長期17 保衛(wèi)工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久后勤(總務(wù))序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于總務(wù)、后勤、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育等工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于總務(wù)、后勤、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育等工作的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本校后勤(總務(wù))工作規(guī)章制度 長期4 后勤(總務(wù))工作計(jì)劃、總結(jié) 長期5 校分房委員會(huì)工作形成的文件材料(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期6 房屋管理、調(diào)配、使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié) 長期7 愛國衛(wèi)生、三廢治理工作形成的文件材料 長期8 伙食、水電、車輛和校園綠化工作形成的文件材料 短期9 后勤(總務(wù))工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久10 公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定 長期11 師生員工健康狀況調(diào)查材料 永久12 醫(yī)療、保健工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久13 校計(jì)劃生育委員會(huì)工作形成的文件材料(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期14 領(lǐng)取獨(dú)生子女證名冊檔案、文博序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)文檔文博工作的文件 長期2 檔案文博工作計(jì)劃、總結(jié) 永久3 檔案文博工作規(guī)章制度 永久4 檔案文博工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久5 檔案編研成果 永久6 檔案立卷說明、移交目錄、利用情況登記材料 長期7 與校外交流的有關(guān)材料 長期圖書情報(bào)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)圖書、情報(bào)工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于圖書、情報(bào)工作的請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù) 長期3 圖書、情報(bào)工作規(guī)章制度 長期4 圖書、情報(bào)工作計(jì)劃、總結(jié) 長期5 圖書、情報(bào)概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào) 永久6 圖書與校外交流的有關(guān)材料 長期（三）教學(xué)綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)定及指令性、指導(dǎo)性文件 長期2 本校關(guān)于教學(xué)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(1) 重要的 永久(2) 一般的 長期或短期3 學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)及論證材料 永久4 有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、辦法、條例、規(guī)定 永久5 教學(xué)改革方案、改革經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)及改革成果驗(yàn) 收材料 永久6 教學(xué)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久7 有關(guān)教學(xué)工作的調(diào)研報(bào)告、教學(xué)情況簡報(bào) 永久8 教學(xué)檢查評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料 長期9 非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班，進(jìn)修班材料 長期10 教學(xué)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久11 學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料 長期學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料 長期2 學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室論證、評(píng)估、申報(bào)、審批材料 永久3 學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室設(shè)置與調(diào)整材料 永久4 重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料 永久5 學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、總結(jié) 長期6 學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久招 生序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料 長期2 招生工作計(jì)劃 、規(guī)定、生源計(jì)劃 長期3 上級(jí)下達(dá)的招生計(jì)劃、方案及學(xué)校上報(bào)的招生計(jì)劃、方案 長期4 本校關(guān)于招生工作的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示(1) 重要的 長期(2) 一般的 短期5 新生錄取材料及新生名冊 長期6 招生宣傳（招生簡章、專業(yè)介紹）、招生工作總結(jié) 短期7 委培、代培、自費(fèi)生計(jì)劃、合同及名單 長期8 研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊 長期學(xué) 籍 管 理序號(hào) 類目名稱 保管期限1新生入學(xué)登記表 永久2學(xué)生學(xué)籍卡片 永久3學(xué)生成績冊 永久4在校學(xué)生名冊 永久5學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)） 長期6學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)決定及有關(guān)材料(1) 省、部級(jí)以上的 永久(2) 校級(jí)的 長期7 學(xué)生的處分、撤銷處分決定及有關(guān)材料 長期課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐課序號(hào) 類目名稱 保管期限1 各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱 永久2 課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表 長期3 課程設(shè)置與調(diào)整 長期4 教師任課安排(教學(xué)任務(wù)通知書、實(shí)踐教學(xué)任務(wù)通知) 長期5 各系各專業(yè)課程考試試題、題庫 長期6 典型教案、重要備課記錄 長期7 教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期8 社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期學(xué) 位序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于學(xué)位工作的文件材料 長期2 本校建立碩士、博士點(diǎn)等的申報(bào)材料及上級(jí)的批復(fù) 永久3 本校學(xué)位評(píng)定條例、辦法及實(shí)施細(xì)則 長期4 學(xué)位評(píng)定工作計(jì)劃、總結(jié) 長期5 學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定 長期6 授予各層次學(xué)位清冊 永久7 頒發(fā)學(xué)位證書存根 長期8 評(píng)為校級(jí)以上的本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文 長期9 博士、碩士研究生學(xué)位論文及評(píng)審材料 長期畢業(yè)生序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料 長期2 本校有關(guān)畢業(yè)分配的規(guī)定 長期3 畢業(yè)生工作計(jì)劃、總結(jié) 長期4 上級(jí)下達(dá)的畢業(yè)生分配計(jì)劃、方案 長期5 本校有關(guān)畢業(yè)分配工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(1) 重要的 永久或長期（2) 一般的 短期6 畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同 長期7 畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊 永久8 畢業(yè)證、派遣證存根及領(lǐng)取簽收冊 長期9 畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料 長期教 材序號(hào) 類目名稱 保管期限1自編、主編教材的正本 長欺2各專業(yè)使用教材目錄 長期3自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集 長期4有保存價(jià)值的自編參考資料 短期附錄：存系教學(xué)類檔案序號(hào) 類目名稱 保管期限1 本科生畢業(yè)論文及評(píng)審意見 長期2 課堂教學(xué)材料．課程進(jìn)度表 短期3 教師任課安排、教案 長期4 優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告 短期5 本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié) 短期6 教師工作量核算、登記材料 短期(四)科學(xué)研究綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于科研工作的規(guī)定、意見、通知 長期2 本校有關(guān)科研工作的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本校科研管理工作的規(guī)章制度 長期4 科研工作計(jì)劃、總結(jié) 長期5 本校及上級(jí)下達(dá)的科研項(xiàng)目計(jì)劃、任務(wù)及執(zhí)行情況 永久6 科技成果報(bào)表、鑒定及受獎(jiǎng)情況 永久7 科學(xué)基金的申報(bào)及有關(guān)批復(fù) 長期8 科研工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久9 學(xué)術(shù)委員會(huì)工作形成的文件材料(1)重要的 永久或長期(2)一般的 短期10 學(xué)會(huì)工作(學(xué)術(shù)活動(dòng))材料 短期11 科研行政管理、計(jì)劃管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理等工作中形成的其它有關(guān)文件材料 長期科研項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1 科研準(zhǔn)備階段1.1 開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料 長期1.2 任務(wù)書、合同、協(xié)議書 永久1.3 課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì) 長期1.4 計(jì)劃執(zhí)行隋況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告 短期1.5 課題投資和預(yù)決算材料、經(jīng)費(fèi)申報(bào)及批復(fù) 短期2 研究實(shí)驗(yàn)階段2.1 實(shí)驗(yàn)、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記 永久錄(含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料) 永久2.2 數(shù)據(jù)處理材料(包括計(jì)算機(jī)處理材料、如程序設(shè)計(jì)說明、框圖、計(jì)算結(jié)果) 永久2.3 設(shè)計(jì)的文字說明和圖紙(底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線路圖等) 永久2.4 研究工作階段小結(jié)；年度報(bào)告 長期2.5 配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、 影片拷貝等 永久2.6 樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄 永久3 總結(jié)鑒定階段3.1 研究報(bào)告、研制報(bào)告 永久3.2 論文專著 永久3.3 工藝技術(shù)報(bào)告 永久3.4 技術(shù)訣竅報(bào)告 永久3.5 專家評(píng)審意見 永久3.6 鑒定會(huì)材料(鑒定代表名單、會(huì)議記錄、鑒定意見) 長期3.7 鑒定證書． 永久3.8 推廣應(yīng)用意見 長期3.9 課題工作總結(jié) 長期4 申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段4.1 科研成果登記表 永久4.2 科研成果報(bào)告表 永久4.3 科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料 永久4.4 科研成果獲獎(jiǎng)材料(獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書)原件或影印件 永久4.5 專利申請(qǐng)書、證書原件或影印件 永久5 推廣應(yīng)用階段5.1 轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 永久5.2 生產(chǎn)定型鑒定材料 永久5.3 成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 短期5.4 推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況 長期5.5 擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件 長期5.6 成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料 短期5.7 對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料 長期（五）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理的文件 長期2 本校關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的各種規(guī)定、條例、辦法、制度 長期3 本校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的手冊、圖表 長期4 關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期5 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)規(guī)劃、計(jì)劃及執(zhí)行情況、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久6 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、管理同專業(yè)協(xié)作單位有關(guān)技術(shù)性方面來往的文件材料 長期7 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、年度工作計(jì)劃、總結(jié) 永久產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1 銷售管理1.1 產(chǎn)品用戶清冊 長期1.2 產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議書、重要洽談會(huì)議記錄 長期1.3 用戶反饋的產(chǎn)品技術(shù)文件材料 長期1.4 產(chǎn)品說明書、宣傳品、廣告樣張 短期1.5 產(chǎn)品用戶交驗(yàn)協(xié)議 短期2 產(chǎn)品計(jì)劃準(zhǔn)備階段2.1 任務(wù)書、調(diào)查材料、方案論證材料、技術(shù)協(xié)議與委托書、發(fā)展建議書、上級(jí)指示、批文 長期3 產(chǎn)品生產(chǎn)設(shè)計(jì)(研制)階段3.1 總體方案設(shè)計(jì)材料 長期3.2 全套設(shè)計(jì)定型圖紙 長期3.3 技術(shù)設(shè)計(jì)說明書、計(jì)算手稿、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)記錄及分析報(bào)告 長期3.4 通用件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件、外協(xié)件明細(xì)表、圖樣目錄 長期3.5 階段性技術(shù)總結(jié)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)工作總結(jié)、設(shè)計(jì)定型報(bào)告及批復(fù) 長期3.6 產(chǎn)品說明書、技術(shù)條件、標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品證明書等 長期4 產(chǎn)品生產(chǎn)試制與鑒定階段4.1 試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)記錄及試驗(yàn)工作總結(jié) 長期4.2 鑒定大綱、產(chǎn)品鑒定證書、產(chǎn)品證明書、產(chǎn)品合格證 長期4.3 試驗(yàn)規(guī)程和記錄、樣機(jī)底片、照片等 長期4.4 得獎(jiǎng)材料、專利材料 長期4.5 論文、專著 長期5 產(chǎn)品生產(chǎn)階段5.1 生產(chǎn)任務(wù)書及上級(jí)有關(guān)指示文件、生產(chǎn)方案計(jì)劃 長期5.2 全套工藝定型圖紙、技術(shù)條件說明書 長期5.3 工藝說明書、工藝規(guī)程、工藝路線、工藝實(shí)驗(yàn)記錄、分析和鑒定材料等全部工藝文件材料 長期5.4 材料定額和代用單、工時(shí)定額 短期5.5 生產(chǎn)定型報(bào)告及批復(fù) 長期5.6 重大質(zhì)量事故分析、重要聯(lián)席會(huì)議記錄 長期5.7 各種更改單及技術(shù)通知等 長期5.8 生產(chǎn)工作總結(jié)報(bào)告、技術(shù)工作總結(jié)報(bào)告 長期（六）基建綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于基建工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于基建工作的規(guī)章制度 長期3 本校關(guān)于基建工作的請(qǐng)示及上級(jí)的批示（1）重要的 永久或長期（2）一般的 短期4 關(guān)于新建、擴(kuò)建、維修、加固各類用房等基建問題的請(qǐng)示與批復(fù) 長期5 基建工作計(jì)劃、總結(jié) 長期6 基建計(jì)劃及上級(jí)批復(fù) 永久7 基建計(jì)劃執(zhí)行情況、年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久8 基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算 長期9 全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖 永久10 全校水電管線分布圖 永久11 地質(zhì)勘探、地形測量材料 永久12 校區(qū)紅線圖、土地使用證及關(guān)于土地問題同外單位簽訂的協(xié)議、合同 永久工程項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1 可行性研究1.1 項(xiàng)目建議書及上級(jí)批復(fù) 永久1.2 可行性研究報(bào)告 永久1.3 項(xiàng)目評(píng)估 永久1.4 環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告 永久1.5 設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書 永久2 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)2.1 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土 巖樣及說明 永久2.2 地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄 永久2.3 水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料 永久3 設(shè)計(jì)文件3.1 初步設(shè)計(jì) 永久3.2 技術(shù)設(shè)計(jì) 永久3.3 施工圖設(shè)計(jì) 短期3.4 技術(shù)秘密材料、專利文件 永久3.5 設(shè)計(jì)計(jì)算書 長期3.6 關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn) 永久3.7 總體規(guī)劃設(shè)計(jì) 永久3.8 設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批材料 永久4 工程管理文件4.1 征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書 永久4.2 承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件 永久4.3 施工執(zhí)照 永久4.4 環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等文件，水、電氣、暖供應(yīng)協(xié)議書 永久4.5 產(chǎn)權(quán)證書 永久5 施工5.1 土地施工文件5.1.1 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期5.1.2 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝 長期5.1.3 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定 長期5.1.4 建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告 長期5.1.5 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批 永久5.1.6 土地施工定位測量、地質(zhì)勘察 永久5.1.7 土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖 永久5.1.8 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 永久5.1.9 工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)告 永久5.1.10 分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評(píng)定 長期5.1.11 交工驗(yàn)收記錄證明 長期5.1.12 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久5.2 設(shè)備及管線安裝施工文件5.2.1 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期5.2.2 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長期5.2.3 焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄 長期5.2.4 隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄 長期5.2.5 強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告 長期5.2.6 設(shè)備調(diào)試記錄 短期5.2.7 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告 長期5.2.8 系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄 長期5.2.9 管線清洗、通水、消毒記錄 短期5.2.10 管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄 長期5.2.11 中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定 長期5.2.12 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長期5.3.1 電氣、儀表安裝施工文件5.3. 1 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要 短期5.3.2 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長期5.3.3 調(diào)試、整定記錄 長期5.3.4 性能測試和校核 長期5.3.5 施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告 長期5.3.6 操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn) 短期5.3.7 電氣裝置交接記錄 短期5.3.8 中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定 長期5.3.9 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 長期6 竣工驗(yàn)收6.1 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久6.2 全部竣工圖紙 永久6.3 質(zhì)量評(píng)審材料 永久6.4 工程現(xiàn)場聲像材料 永久6.5 竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件 永久7 基建財(cái)務(wù)、器材管理7.1 財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃 短期7.2 工程概算、預(yù)算、決算 永久7.3 主要材料消耗、器材管理 短期7.4 交付使用的固定資產(chǎn) 永久8 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn) 短期8.1 技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃 短期8.2 試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制 短期8.3 開、停車方案 長期8.4 設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄 短期8.5 試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告 長期8.6 安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告 短期8.7 運(yùn)行記錄 短期8.8 技術(shù)培訓(xùn)材料 長期8.9 產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙 永久8.10 工業(yè)衛(wèi)生、勞動(dòng)保護(hù)材料 短期（七）儀器設(shè)備綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件 長期2 本校關(guān)于儀器、設(shè)備工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示 長期或短期3 本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度 長期4 儀器、設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料 長期5 儀器、設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告、經(jīng)費(fèi)分配方案及執(zhí)行情況 長期6 儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備報(bào)廢、調(diào)撥報(bào)告和審批材料 長期7 清產(chǎn)核資工作報(bào)告及有關(guān)材料 長期8 關(guān)于儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料 永久儀器設(shè)備項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1 申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告(論證會(huì)文件、記錄等) 長期2 上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示 長期3 訂購合同(復(fù)印件)和會(huì)談紀(jì)要、記錄等 長期4 進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件 長期5 開箱記錄及裝箱單 長期6 安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 長期7 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料 長期8 索賠來往函件及結(jié)果文件 長期9 設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料 與設(shè)備共存10 使用、檢修、故障、事故記錄(設(shè)備履行書) 與設(shè)備共存11 重大事故的調(diào)查分析及處理意見 與設(shè)備共存12 技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料 與設(shè)備共存（八）出版綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)編輯、出版工作的指示、規(guī)定、通知 長期2 本校編輯出版工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久3 本校編輯出版重要會(huì)議記錄、紀(jì)要和工作簡報(bào) 永久4 本校關(guān)于編輯出版工作的重要請(qǐng)示、報(bào)告和上 級(jí)批復(fù)、批示 永久或長期5 本校編輯出版工作規(guī)章制度 永久6 編輯出版工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久7 本校編輯出版管理工作的文件 短期出版物項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1 編輯出版合同、協(xié)議書 長期2 出版請(qǐng)示及批復(fù) 長期3 原稿(含照片、手跡原件)或復(fù)制件(退還作者后應(yīng)有原稿簽收單) 長期4 各級(jí)審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件 長期5 封面設(shè)計(jì)圖樣 短期6 出版通知單、書刊、音像出版物樣品 永久7 出版發(fā)行記錄、發(fā)稿后的變動(dòng)情況、稿酬、版稅通知單 短期8 獲獎(jiǎng)或受查處情況的文件材料 長期9 有參考價(jià)值的讀者來信、重要評(píng)論 短期l0 再版修改意見 短期注：上述項(xiàng)目主要針對(duì)書稿、音像出版物而言，報(bào)紙、刊物據(jù)實(shí)酌減（九）外 事綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)外事工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于外事工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)、批示(1) 重要的 永久或長期(2) 一般的 短期3 本校外事工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào) 長期4 外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久5 本校外事工作規(guī)章制度 長期6 外事工作會(huì)議材料 長期出國（境）序號(hào) 類目名稱 保管期限1 關(guān)于本校人員出國(境)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示 長期2 本校人員參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議的論文 長期3 投寄國外的學(xué)術(shù)論文 長期4 出國(境)人員考察、訪問材料 長期5 出國(境)講學(xué)、研究人員有關(guān)材料 長期6 出國(境)進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件） 永久7 參加國際比賽、競賽的文件材料 長期來 校序號(hào) 類目名稱 保管期限1 邀請(qǐng)、聘請(qǐng)外籍人士的計(jì)劃、請(qǐng)示、報(bào)告、批示和來往函件長期2 外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料 長期3 外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來校講學(xué)的講稿、教材等 永久4 來校進(jìn)修、期培訓(xùn)、研究的外籍人士有關(guān)材料 長期5 參加國際比賽、競賽的文件材料 長期國際合作與會(huì)議序號(hào) 類目名稱 保管期限1 中外合作校際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要、備忘錄 永久2 本校完成的國際合作項(xiàng)目，成果等材料 永久3 合作項(xiàng)目中國外單位完成項(xiàng)目、成果等材料 長期4 授予外籍人員名譽(yù)稱號(hào)的材料 永久5 雙方互贈(zèng)的禮品、紀(jì)念品及處理情況 長期6 國際會(huì)議的有關(guān)材料 長期外國留學(xué)生工作序號(hào) 類目名稱 保管期限1 錄取審批材料 永久2 學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片 永久3 教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排 長期4 學(xué)習(xí)情況、成績及評(píng)語 永久5 學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件 長期6 學(xué)生名冊 永久7 學(xué)生去向及有關(guān)材料 長期（十）財(cái)會(huì)綜 合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)關(guān)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的規(guī)定、通知 長期2 本校關(guān)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)的批復(fù)、批示 永久或長期3 本校財(cái)務(wù)管理的規(guī)章制度 長期4 本校財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié) 長期5 學(xué)校基金管理工作形成的文件材料 長期或短期6 有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其它文件材料 短期7 會(huì)計(jì)移交清冊 長期8 財(cái)務(wù)檔案移交保管清冊 永久9 財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊 長期會(huì)計(jì)報(bào)表序號(hào) 類目名稱 保管期限1 決算報(bào)表（含基建綜合決算） 永久2 預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表 短期3 年度以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測算表 長期4 年度以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表） 長期5 季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 短期會(huì)計(jì)帳簿序號(hào) 類目名稱 保管期限1涉及外事會(huì)計(jì)帳簿 永久2總帳 長期3預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 短期4預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳） 短期5學(xué)校專項(xiàng)基金帳簿 短期6目記帳 短期其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳 長期7固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片） 短期（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）會(huì)計(jì)憑證序號(hào) 類目名稱 保管期限1 涉及外事的會(huì)計(jì)憑證 永久2 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證 短期3 預(yù)算外各種原始憑證、記帳憑證 短期4 學(xué)?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證 短期5 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 短期6 會(huì)計(jì)撥款憑證及其它會(huì)計(jì)憑證 短期7 銀行對(duì)帳單 短期8 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證 長期工資清冊序號(hào) 類目名稱 保管期限1 工資發(fā)放名冊、卡片 永久2 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 長期3 各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金名冊、卡片等 短期（十一）聲 像綜合序號(hào) 類目名稱 保管期限1 上級(jí)有關(guān)聲像工作的文件 長期2 本校聲像工作計(jì)劃、總結(jié) 長期3 本校聲像工作規(guī)章制度 長期4 聲像工作統(tǒng)計(jì)表 長期5 制作項(xiàng)目的申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù) 長期6 制作任務(wù)書、制作計(jì)劃 長期7 創(chuàng)作設(shè)計(jì)、劇本及文字說明 長期8 完成項(xiàng)目的總結(jié)及評(píng)審鑒定 長期9 出版、發(fā)行或相互交流的協(xié)定書、合同書 長期10 聲像工作財(cái)務(wù)預(yù)決算 長期11 聲像學(xué)術(shù)活動(dòng)有關(guān)文件材料 長期黨政管理序號(hào) 類目名稱 保管期限1 歷屆黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、教代會(huì)、婦代會(huì)、先代會(huì)及黨政重大會(huì)議的各種聲像材料 永久2 校慶、教師節(jié)、重大紀(jì)念日形成的各種重要聲像材料 長期3 民主黨派組織的重大活動(dòng) 長期4 少數(shù)民族、港澳同胞、歸僑的重要活動(dòng) 長期5 省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)名流來校視察工作、參觀訪問 永久6 學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)任職期間的重要工作照及聲像材料 永久7 授予校外知名人士名譽(yù)稱號(hào)聲像材料 永久教學(xué)工作序號(hào) 類目名稱 保管期限1 迎新及開學(xué)典禮的聲像材料 長期2 知名教授、專家和在學(xué)術(shù)上造詣較深的中、老年教師講課、學(xué)生聽課、論文答辯、實(shí)驗(yàn)、電化教學(xué)等聲像材料 永久3 師生實(shí)習(xí)、野外考察、社會(huì)實(shí)踐等材料 長期4 學(xué)生參加各種知識(shí)競賽的照相、錄相等 短期5 歷屆畢業(yè)生照片、畢業(yè)典禮的材料 永久6 評(píng)選優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)、優(yōu)秀教材及發(fā)獎(jiǎng)大會(huì)材料 長期7 蘇本校編的聲像教學(xué)、教學(xué)參考材料 長期科研工作序號(hào) 類目名稱 保管期限1 重點(diǎn)、大型科研課題評(píng)審鑒定會(huì) 長期2 用聲像手段完成課題所形成的聲像材料和重點(diǎn)科研項(xiàng)目關(guān)鍵階段的聲像材料（入科研檔案） 長期3 科研成果及頒獎(jiǎng)儀式的聲像材料 長期4 主持召開的大型學(xué)術(shù)性會(huì)議的聲像材料 長期5 本校科研報(bào)告會(huì)的聲像材料 短期6 著名專家來校作學(xué)術(shù)報(bào)告的聲像材料 長期7 參加市級(jí)以上科研項(xiàng)目成果展覽的聲像材料 長期外事工作序號(hào) 類目名稱 保管期限1 外國領(lǐng)導(dǎo)人、友好人士及各種代表團(tuán)來校參觀訪問 長期2 與外國簽訂合同的全過程聲像材料 長期3 外籍友人贈(zèng)送的禮品照片及其它聲像記錄材料 長期4 外籍學(xué)生、工作人員在校學(xué)習(xí)、生活、工作的聲像材料 長期5 本校派出國外進(jìn)行友好訪問、考察、進(jìn)修、留學(xué)所獲得的聲像材料 長期文體活動(dòng)序號(hào) 類目名稱 保管期限1 歷屆校級(jí)運(yùn)動(dòng)會(huì)的重要聲像材料 長期2 校運(yùn)動(dòng)代表隊(duì)參加市級(jí)以上運(yùn)動(dòng)會(huì)的聲像材料 長期3 歷屆校級(jí)文藝調(diào)演材料 長期4 校級(jí)書法、攝影、畫展 短期5 參加市級(jí)以文藝調(diào)演、藝術(shù)節(jié)、書畫展的聲像材料 長期其它序號(hào) 類目名稱 保管期限1 校園重要建筑、基本風(fēng)貌的聲像材料 永久2 重要產(chǎn)品、儀器設(shè)備的聲像材料 長期（十二）人物序號(hào) 類目名稱 保管期限1 人物生平、傳記 永久2 外界有關(guān)個(gè)人先進(jìn)事跡的報(bào)道及對(duì)個(gè)人學(xué)術(shù)成果的評(píng)價(jià)材料 永久3 日記、筆記、手稿、書法、篆刻手跡及其它有意義的紀(jì)念品 永久4 論文、譯文、專著、譯著 永久5 主編或參編的正式采用或出版的教材、講義、教學(xué)參考書 永久6 科研報(bào)告、總結(jié)及有關(guān)材料 永久7 獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)證書、聘書、任命書、畢業(yè)、待業(yè)證書、獎(jiǎng)?wù)录o(jì)念章 永久8 已故人物的訃告、悼詞、唁函、唁電等 永久（十三）實(shí) 物歸檔范圍及保管期限，視實(shí)際情況定。西北農(nóng)林科技大學(xué)各類檔案歸檔范圍及保管期限黨群類檔案歸檔范圍及保管期限表DQ 黨群工作DQ11黨務(wù)綜合1. 上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料(如果文件是針對(duì)本校的列為永久) 長期2. 本校黨代會(huì)文件材料(1) 黨代會(huì)通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會(huì)選舉辦法、選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等 永久(2) 提案及辦理情況、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議情況、小組會(huì)議記錄等 長期(3) 參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣 短期3. 校黨委會(huì)、常委、黨委擴(kuò)大會(huì)、書記校長碰頭會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件 永久4. 黨委工作計(jì)劃、報(bào)告 (包括調(diào)查報(bào)告) 、總結(jié)(包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)) 永久5. 黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知 永久6. 以黨委名義召開的工作會(huì)議材科 永久7. 校黨委和上級(jí)組織調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料 永久8. 黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)有關(guān)會(huì)議的發(fā)言稿 永久9. 黨委工作簡報(bào) 永久10. 黨委大事記 永久11. 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模 永久12. 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料 永久13. 黨委各部 (室) 、各總支工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及校黨委的批復(fù)、總支會(huì)議記錄 長期14. 黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件 長期15. 重要的群眾來信來訪及處理材料 長期16. 黨委與有關(guān)部門、協(xié)商工作的來往文件 長期17. 黨委及上級(jí)表彰的優(yōu)秀黨員、先進(jìn)支部材料 長期DQl2 紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)1. 上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件 長期2. 紀(jì)委工作規(guī)章制度 長期3. 紀(jì)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì) 永久4. 校紀(jì)委會(huì)議記錄 長期5. 黨員處分、復(fù)查材料 長期6. 群眾來信來訪及處理意見 短期7. 上級(jí)有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件 長期8. 本校監(jiān)察、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度 長期9. 監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 長期10. 監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 長期12. 有關(guān)學(xué)校產(chǎn)權(quán)的訴訟， 永久13. 有關(guān)法律案例的訴訟 永久DQ13 組織1. 上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、通知、簡報(bào) 長期2. 本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料 永久3. 本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知 永久4. 落實(shí)政策的有關(guān)材料 長期5. 干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等(包括上級(jí)批準(zhǔn)的，要附任免呈報(bào)表) 永久6. 副處級(jí)以上干部名單 永久7. 總支、支部改選報(bào)告、審批材料 長期8. 各總支、支部委員名冊 長期9. 黨員名冊 長期10. 關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料 長期11. 發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊 長期DQl4 宣傳教育1. 上級(jí)關(guān)于宣傳工作的文件 長期2. 本校宣傳工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通知和總結(jié) 永久3. 教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料 長期4. 理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計(jì)劃、總結(jié) 長期5. 反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào)及圖表 永久DQ15統(tǒng)戰(zhàn)1. 上級(jí)關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件 長期2. 本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通告、總結(jié) 永久3. 統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久4. 本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單 (冊) 及審批材料 永久5. 臺(tái)、港、澳和僑務(wù)工作材料 長期6. 各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊及有關(guān)材料 長期7. 統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄 長期DQl6工會(huì)1. 上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件 長期2. 工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計(jì) 永久3. 教職工代表大會(huì)文件材料 長期4. 會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件 (通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等文件) 長期5. 表彰工會(huì)先進(jìn)集體個(gè)人的材料、名單 (包括三育人材料) 長期6. 處分會(huì)員的有關(guān)材料 長期7. 工會(huì)委員會(huì)議記錄、紀(jì)要 短期8. 基層工會(huì)干部名單 長期9. 會(huì)員名冊 長期10. 會(huì)員會(huì)費(fèi)、福利費(fèi)管理、 長期11. 工會(huì)活動(dòng) 短期12. 婦女工作材料 長期13. 校居民委員會(huì)工作材料 長期DQl7 團(tuán)委1. 上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作文件 長期2. 本校團(tuán)代會(huì)文件 (通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言以及大會(huì)通過的文件) 永久3. 本校學(xué)代會(huì)文件 (通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和文件) 永久4. 團(tuán)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度 永久5. 團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 長期6. 表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 長期7. 處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料 長期8. 批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單 長期9. 團(tuán)干部名單 長期10. 團(tuán)員名冊 長期11. 團(tuán)委會(huì)議記錄 長期12. 學(xué)生會(huì)文件、材料 長期13. 本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)的有關(guān)材料 長期14. 各團(tuán)總支的有關(guān)材料 長期15. 研究生會(huì)的有關(guān)材料 長期16. 團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料 長期17. 社團(tuán)活動(dòng)、勤工儉學(xué)、社會(huì)實(shí)踐的有關(guān)材料 長期18. 團(tuán)內(nèi)情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)表 永久行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ 行政管理XZll行政綜合1. 上級(jí)有關(guān)學(xué)校行政管理的綜合性文件 長期2. 全校性的規(guī)章制度 永久3. 學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久4. 校長辦公會(huì)、書記校長碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久5. 校務(wù)委員會(huì)委員名單、會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久6. 各學(xué)院的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)和會(huì)議記錄 長期7. 校領(lǐng)導(dǎo)的重要講話和參加校外會(huì)議發(fā)言稿 長期8. 本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù) 永久9. 學(xué)校評(píng)估材料 永久10. 本校向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù) 永久或長期11. 本校各單位的請(qǐng)示及學(xué)校的批復(fù) 長期12. 有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 永久13. 學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì) 永久14. 啟用印章的文件及印模 永久15. 本歷史沿革、情況介紹 永久16. 本校大事記、簡報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等 永久17. 校史工作材料 永久18. 校友工作材料 長期19. 校慶工作材料 長期20. 群眾來信來訪文件材料 長期21. 普選工作材料 短期XZ12 人事1. 上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件 長期2. 本校人事工作的規(guī)章制度 長期3. 人事工作計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄 永久4. 關(guān)于機(jī)構(gòu)編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告、上級(jí)批復(fù) 永久5. 關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料 永久6. 表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料 長期7. 處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料 長期8. 師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié) 永久9. 教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié) 長期10. 教師工作量的規(guī)定和執(zhí)行情況 長期11. 教師業(yè)務(wù)考核材料 長期12. 人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久13. 教職工名冊 (分單位的總冊、分類名冊)登記表 永久14. 教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級(jí)批復(fù) 長期15. 教職工工資調(diào)整材料、名冊 長期16. 教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)材料 長期17. 教職工校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料 長期18. 教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料 (包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信) 長期19. 教職工調(diào)出的有關(guān)材料 (包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根) 長期20. 教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料 短期21. 教職工離休、退休、退職、離職等及有關(guān)榮譽(yù)證書 授予工作的材料 長期22. 教職工福利工作 長期23. 教職工商調(diào)函件 長期24. 群眾來信來訪材料 長期XZ13武裝、保衛(wèi)1. 上級(jí)有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件 長期2. 本校公安保衛(wèi)保密工作方面的規(guī)章制度 長期3. 本校公安保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久4. 本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、判決書 長期5. 本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù) 長期6. 要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作 長期7. 上級(jí)有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的文件 長期8. 本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度 長期9. 武裝部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告 長期10. 武裝部工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 長期11. 復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表(卡) 長期12. 軍訓(xùn)活動(dòng)安排等有關(guān)材料 長期XZ14后勤1. 上級(jí)有關(guān)后勤工作的文件 短期2. 本校后勤管理處及各科規(guī)章制度 長期3. 本校后勤工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、調(diào)查材料 長期4. 房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)戶等的規(guī)定、總結(jié) 長期5. 防震、防汛、環(huán)保、節(jié)能工作的文件材料 長期6. 愛國衛(wèi)生、公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件 長期7. 師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表 永久8. 本校計(jì)劃生育工作文件及領(lǐng)取獨(dú)生子女證名冊 長期9. 伙食、車輛、校園綠化等 短期XZl5檔案、圖書情報(bào)1. 上級(jí)有關(guān)檔案、圖書情報(bào)工作的文件 長期2. 檔案、圖書情報(bào)規(guī)章制度 長期3. 檔案、圖書情報(bào)工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 長期4. 檔案、圖書情報(bào)工作概況、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào) 永久5. 檔案、圖書與校外交流的有關(guān)材料 長期6. 檔案館指南、全宗索引 永久XZ16農(nóng)場1. 上級(jí)關(guān)于農(nóng)場工作的有關(guān)文件 長期2. 農(nóng)場工作計(jì)劃、總結(jié) 長期3. 農(nóng)場下發(fā)的有關(guān)規(guī)章制度 長期華南農(nóng)業(yè)大學(xué)文件材料歸檔范圍及保管期限表（一）黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQ11 黨務(wù)綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料（如文件是針對(duì)本校的，則永久保存）長期2本校黨代會(huì)文件（1）大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)、秘書長和代表、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會(huì)選舉辦法，選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等。（2）提案及辦理情況；會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議情況、反映記錄、小組會(huì)議記錄等。（3）參考文件；工作人員名單；工作證、代表證、列席證及選票式樣。短期3本校黨委會(huì)、常委、黨委擴(kuò)大會(huì)、書記校長碰頭會(huì)、總支書記會(huì)、黨委中心組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件永久4黨委工作計(jì)劃、報(bào)告（包括調(diào)查報(bào)告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)） 永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知永久6以黨委名義召開的工作會(huì)議材料永久7校黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料永久8黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)召開會(huì)議發(fā)言稿永久9黨委工作簡報(bào)永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料永久13黨委各部、委、各總支報(bào)黨委的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)長期14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17黨總支、直屬支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)表長期18黨總支、直屬支部建黨工作有關(guān)材料長期19黨總支、直屬支部人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料長期DQ12 紀(jì)檢序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件長期2紀(jì)委工作規(guī)章制度長期3紀(jì)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)永久4校紀(jì)委會(huì)議記錄長期5黨員處分、復(fù)查材料長期6群眾來信來訪及處理意見短期DQ13 組織序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、通知簡報(bào)長期2本校關(guān)于組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料永久3本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知永久4落實(shí)政策的有關(guān)材料長期5副處級(jí)以上干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等（包括上級(jí)批準(zhǔn)的，要附任免呈報(bào)表）永久6副處級(jí)以上干部名冊永久7總支、支部改選報(bào)告、審批材料長期8各總支、支部委員名冊長期9黨員名冊長期10關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料長期11發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊長期DQ14 宣傳教育序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于宣傳工作的文件長期2本校宣傳工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通知和總結(jié)永久3教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料長期4理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計(jì)劃、總結(jié)長期5反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào)及圖表永久6上級(jí)有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件長期7本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例永久8學(xué)生工作部學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久9學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計(jì)長期10關(guān)于學(xué)生政治工作隊(duì)伍的選拔、管理文件長期11各系學(xué)生政治工作人員的名單長期DQ15 統(tǒng)戰(zhàn)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長期2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通告和總結(jié)永久3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久4本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單（冊）及審批材料永久5臺(tái)、港、澳和僑務(wù)工作材料長期6各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊及有關(guān)材料長期7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄長期DQ16 工會(huì)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件長期2工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)永久3會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件（通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等文件）長期4表彰工會(huì)先進(jìn)集體個(gè)人的材料、名單長期5處分會(huì)員的有關(guān)材料長期6工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要短期7基層工會(huì)干部名冊長期8會(huì)員名冊長期9婦女工作材料長期10家屬工作材料長期DQ17 團(tuán)委序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作文件長期2本校團(tuán)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和大會(huì)通過的文件）永久3本校學(xué)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和文件）永久4團(tuán)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度永久5團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長期6表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長期7處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料長期8批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單長期9團(tuán)干部名單長期10團(tuán)員名冊長期11團(tuán)委會(huì)議記錄長期12學(xué)生會(huì)文件、材料長期13本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)的有關(guān)材料長期14各分團(tuán)委的有關(guān)材料長期15研究生會(huì)的有關(guān)材料長期16團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料長期17社團(tuán)活動(dòng)、勤工儉學(xué)、社會(huì)實(shí)踐有關(guān)材料長期（二）行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZ11 行政綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)高校行政管理的綜合性文件長期2全校性的規(guī)章制度永久3學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久4校長辦公會(huì)、校長書記碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要永久5校務(wù)委員會(huì)委員名單、會(huì)議記錄、紀(jì)要永久6全校性的工作會(huì)議、座談會(huì)文件長期7校領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加校外會(huì)議發(fā)言稿長期8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù)永久9學(xué)校評(píng)估材料永久10教職工代表大會(huì)文件材料長期11本校向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù)永久或長期12本校各單位的請(qǐng)示及學(xué)校的批復(fù)（分類立卷）長期13有關(guān)全校性的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)永久14學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)永久15啟用印章的文件及印模永久16本校歷史沿革、情況介紹永久17本校大事記、簡報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等永久18校史工作材料長期19校友工作材料長期20校慶工作材料長期21群眾來信來訪文件材料 長期22普選工作材料 短期23上級(jí)有關(guān)與本校院、系、所、中心的來文長期24院、所、中心會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)長期25院、所、中心工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期26院、所、中心開展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件長期27院、所、中心與國內(nèi)單位協(xié)作的材料長期28院、所、中心統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要資料長期XZ12 人事序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件長期2本校人事工作的規(guī)章制度長期3人事工作計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄永久4關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù)永久5關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料長期8處分教職工的材料和復(fù)查、撤消處分的材料長期9教職工動(dòng)態(tài)月報(bào)長期10師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié)永久11教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié)長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務(wù)考核材料長期14人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教研室、檔案室正副主任名冊長期17教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級(jí)批復(fù)（按類立卷，要求附審批表）長期18教職工工資調(diào)整材料、名冊長期19教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料長期21教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期22教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期23教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料短期24教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料長期25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料長期26教職工退休后重新工作的材料長期27教職工福利工作長期28教職工商調(diào)函件長期29使用臨時(shí)工有關(guān)材料長期30人民來信來訪材料長期XZ13 監(jiān)察、審計(jì)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件長期2本校監(jiān)察、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度長期3監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告長期4監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表長期XZ14 武裝、保衛(wèi)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件長期2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長期3本校公安保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、判決書長期5本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù)長期6要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作長期7保衛(wèi)工作簡報(bào)長期8上級(jí)有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的文件長期9本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度長期10武裝部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告長期11武裝部工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表長期12復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表（卡）長期XZ15 總務(wù)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)總務(wù)工作的文件短期2本?？倓?wù)處及各科規(guī)章制度長期3本校總務(wù)工作計(jì)劃、報(bào)告、調(diào)查材料長期4房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié)長期5防震、防汛、三廢治理工作的文件材料長期6愛國衛(wèi)生、公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件長期7師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表長期8本校計(jì)劃生育工作文件及領(lǐng)取獨(dú)生子女證名冊長期9車輛工作的有關(guān)文件材料短期10伙食工作的有關(guān)材料短期11校園綠化工作的有關(guān)材料短期XZ16 檔案、圖書、文博序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)檔案、圖書、博物工作的文件長期2檔案、圖書、文博規(guī)章制度長期3檔案、圖書、文博工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)長期4檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久5檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關(guān)材料長期6檔案全宗指南、全宗介紹永久XZ17 房地產(chǎn)XZ18 榮譽(yù)證書（三）教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料長期2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡報(bào)、總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料長期5非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長期6統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久7學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料長期JX12 學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料長期2學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室論證、評(píng)估、申報(bào)、審批材料永久3重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料永久4學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、簡報(bào)、總結(jié)材料長期5學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久6學(xué)校 211工程 建設(shè)材料永久7學(xué)校本科優(yōu)教評(píng)價(jià)材料永久JX13 招生序號(hào)類目名稱 保管期限1上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料 長期2招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃 長期3新生錄取材料及新生名單 長期4招生簡單、招生工作總結(jié) 短期5研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊 長期JX14 學(xué)籍管理序號(hào)類目名稱保管期限1新生入學(xué)登記表 永久2學(xué)生學(xué)籍卡片 永久3學(xué)生成績總冊永久4在校學(xué)生名冊 永久5學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)） 長期6學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)） 長期7學(xué)生處分材料 長期JX15 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐序號(hào)類目名稱保管期限1各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱 永久2課程建設(shè)要求及安排，校歷表，課程表 長期3各學(xué)院、科、專業(yè)課程試題庫 長期4典型教案、重要備課記錄 長期5教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期6社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料 短期JX16 學(xué)位序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)學(xué)位工作文件材料 長期2本校學(xué)位評(píng)定條例、辦法及計(jì)劃、總結(jié) 長期3學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定 長期4學(xué)位委員會(huì)授予各層次學(xué)位清冊 永久5本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文 長期6博士、碩士研究生學(xué)位論文及評(píng)審材料 長期JX17 畢業(yè)生序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料 長期2畢業(yè)生工作計(jì)劃、簡報(bào)、總結(jié) 長期3畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同 長期4畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊 永久5畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊 長期6畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料 長期JX18 教材序號(hào)類目名稱保管期限1自編、主編正式出版的教材 長期2各系各專業(yè)使用教材目錄 長期3自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集 長期4其他有保存價(jià)值的自編參考資料 長期附錄：存系教學(xué)類檔案序號(hào)類目名稱 保管期限1本科生畢業(yè)論文及評(píng)審意見 長期2課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表 短期3教師任課安排、教案 長期4優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告 短期5本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié) 短期6教師工作量核算、登記材料 短期（四）科學(xué)研究類檔案歸檔范圍和保管期限表KY11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1科研行政管理文件材料 長期2科研計(jì)劃管理文件材料 長期3科研成果管理文件材料 長期4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料 長期5申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù) 長期6學(xué)會(huì)工作（學(xué)術(shù)活動(dòng)）材料 短期KY 科研準(zhǔn)備階段序號(hào)類目名稱保管期限1開題報(bào)告及課題調(diào)研論證材料 長期2任務(wù)書、合同、協(xié)議書 永久3課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì) 長期4計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告 短期5課題投資和預(yù)決算材料 短期KY 科研實(shí)驗(yàn)階段序號(hào)類目名稱保管期限1實(shí)驗(yàn)、測試、觀測、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久2數(shù)據(jù)處理材料，包括計(jì)算機(jī)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說明、框圖、計(jì)算結(jié)果）永久3設(shè)計(jì)的文字說明和圖紙（底圖、藍(lán)圖、機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)圖、電子線路圖等）永久4研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告 長期5配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等 永久6樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄 永久KY 總結(jié)鑒定階段序號(hào)類目名稱保管期限1研究報(bào)告、研制報(bào)告 永久2論文專著 永久3工藝技術(shù)報(bào)告 永久4技術(shù)訣竅報(bào)告 永久5專家評(píng)審意見 永久6鑒定會(huì)材料（鑒定代表名單、會(huì)議記錄、鑒定意見） 長期7鑒定證書 永久8推廣應(yīng)用意見 長期9課題工作總結(jié) 長期KY 申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段序號(hào)類目名稱保管期限1科研成果登記表 永久2科研成果報(bào)告表 永久3科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料 永久4科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書）原件或影印件 永久5專利申請(qǐng)書或證書原件或影印件 永久KY 推廣應(yīng)用階段序號(hào) 類目名稱 保管期限1轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 永久2生產(chǎn)定型鑒定材料 永久3成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 短期4推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況 長期5擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件 長期6成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料 短期7對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料 長期（五）基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表JJ11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)基建工作的文件 長期2基建工作規(guī)章制度 長期3基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào) 長期4基建工作總體規(guī)劃 永久5基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久6基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算 長期7全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖 永久8水、電、氣管道分布圖 永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料 永久JJ 可行性報(bào)告序號(hào)類目名稱保管期限1項(xiàng)目建議書及上級(jí)批復(fù) 永久2可行性研究報(bào)告 永久3項(xiàng)目評(píng)估 永久4環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告 永久5設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書 永久JJ 設(shè)計(jì)基礎(chǔ)序號(hào)類目名稱保管期限1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明永久2地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄永久3水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料 永久JJ 設(shè)計(jì)文件序號(hào)類目名稱保管期限1初步設(shè)計(jì) 永久2技術(shù)設(shè)計(jì) 永久3施工圖設(shè)計(jì) 短期4技術(shù)秘密材料、專利文件 永久5設(shè)計(jì)計(jì)算書 長期6關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn) 永久7總體規(guī)劃設(shè)計(jì) 永久8設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批 長期JJ 工程管理文件序號(hào)類目名稱保管期限1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書 永久2承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件 永久3施工執(zhí)照 永久4環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣暖供應(yīng)協(xié)議書 永久5產(chǎn)權(quán)證書 永久JJ 施工序號(hào)類目名稱保管期限1土地施工文件（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要（2）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、 施工安全措施、施工工藝（3）原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定（4）建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告（5）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批（6）土建施工定位測量地質(zhì)勘察（7）土、巖試驗(yàn)報(bào)告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖（8）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（9）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)告（10） 分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評(píng)定（11） 交工驗(yàn)收記錄證明（12） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告短期長期長期永久永久永久永久長期長期永久2設(shè)備及管線安裝施工文件（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要（2）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批（3）焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄（4）隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄（5）強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告（6）設(shè)備調(diào)試記錄（7）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告（8）系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄（9）管線清洗、通水、清毒記錄（10） 管線標(biāo)高位置，坡度測量記錄（11） 中間交工驗(yàn)收記錄證明，工程質(zhì)量評(píng)定（12） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告短期長期長期長期短期長期長期短期長期長期長期3電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)更改、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審（2）設(shè)計(jì)更改、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批（3）調(diào)試、整定記錄（4）性能測試和校核（5）施工安裝記錄，質(zhì)量檢查評(píng)定，事故處理報(bào)告（6）操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)（7）電氣裝置交接記錄（8）中間交工驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量評(píng)定（9） 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告短期長期長期長期短期短期長期JJ 竣工驗(yàn)收序號(hào) 類目名稱 保管期限1竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久2全部竣工圖紙 永久3質(zhì)量評(píng)審材料 永久4工程現(xiàn)場聲像材料 永久5竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件 永久JJ 基建財(cái)務(wù)、器材管理序號(hào)類目名稱保管期限1財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃 短期2工程概算、預(yù)算、決算 永久3主要材料消耗、器材管理 短期4交付使用的固定資產(chǎn) 永久（六）儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表SB11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作的文件 長期2本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度 長期3設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料 長期4本校儀器、設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案 長期5本校儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報(bào)廢，調(diào)拔報(bào)告和批復(fù) 長期6本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料 長期SB 儀器設(shè)備項(xiàng)目序號(hào)類目名稱 保管期限1申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等） 長期2上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示 長期3定購合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等 長期4進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件 長期5開箱記錄本及裝箱單 長期6安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 長期7驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料（含照片） 長期8索賠來往函件及結(jié)果文件 長期9設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料 與設(shè)備共存10使用、檢修、故障事故記錄（使用記錄簿、設(shè)備履歷書、維修記錄簿） 與設(shè)備共存11重大事故的調(diào)查分析及處理意見 與設(shè)備共存12技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料 與設(shè)備共存13其他與設(shè)備共存（七）出版類檔案歸檔范圍和保管期限表CB11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)編輯出版工作的文件 長期2上級(jí)召開的編輯出版工作會(huì)議文件 短期3本校編輯出版工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、簡報(bào)和重要會(huì)議記錄 永久4本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久5編輯出版部門管理形成的文件材料 短期CB1215 出版物項(xiàng)目序號(hào) 類目名稱 保管期限1編輯出版合同、協(xié)議書 長期2出版請(qǐng)示和批復(fù) 長期3原稿（含照片、手跡原件）或復(fù)制件（退還作者后應(yīng)有原稿簽收單）長期4各級(jí)審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件 長期5封面設(shè)計(jì)圖樣 短期6出版通知單、書刊、音像出版物樣品 永久7出版發(fā)行記錄本，發(fā)稿后的變動(dòng)情況，稿酬、版稅通知單 短期8獲獎(jiǎng)或受查處情況的文件材料 長期9有參考價(jià)值的讀者來信、重要評(píng)論 短期10再版修改意見 短期以上主要對(duì)書稿、音像出版物而言。報(bào)紙、刊物可酌減。（八）外事類檔案歸檔范圍和保管期限表WS11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于外事工作的文件材料 長期2學(xué)校外事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)等 長期3外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 永久4外事工作會(huì)議材料 長期WS12 出國（境）序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)對(duì)出國（境）人員的有關(guān)文件材料 長期2國際學(xué)術(shù)會(huì)議論文 長期3投寄國外的學(xué)術(shù)論文 長期4出國（境）人員考察、訪問材料 長期5出國（境）講學(xué)、研究人員有關(guān)材料 長期6出國（境）進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久7國際比賽、競賽 長期WS13 來校序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)邀請(qǐng)、聘請(qǐng)外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)和來往函件 長期2外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問的文件材料 長期3外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來校講學(xué)的講稿、教材等材料 長期4來校進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料 長期5國際比賽、競賽長期WS14 國際合作與會(huì)議序號(hào)類目名稱保管期限1中外合作校際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄 永久2本校完成的國際合作項(xiàng)目、成果等材料 永久3合作項(xiàng)目中國外單位完成項(xiàng)目、成果等材料 長期4授予外籍人員名譽(yù)稱號(hào)的材料 永久5雙方互贈(zèng)的禮品、紀(jì)念品 長期6國際會(huì)議的有關(guān)材料 長期WS15 外國留學(xué)生工作序號(hào)類目名稱保管期限1錄取審批材料 永久2學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片 永久3教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排 長期4學(xué)習(xí)情況、成績及評(píng)語 永久5學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件 長期6學(xué)生名冊 永久7學(xué)生去向及有關(guān)材料 長期（九）財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料 25年2本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件 25年3學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?10年4有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料 5年5會(huì)計(jì)移交清冊 15年6財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊 25年7財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊 25年CK12 會(huì)計(jì)報(bào)表序號(hào)類目名稱保管期限1決算報(bào)表（含基建綜合決算） 永久2預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表 15年3年度經(jīng)上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測算表 10年4年度以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表） 10年5季度以下各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表） 5年CK13 會(huì)計(jì)賬薄序號(hào) 類目名稱 保管期限1涉及外事會(huì)計(jì)賬薄永久2總賬 15年3賬簿（含明細(xì)賬、分戶或登記賬） 15年4日記賬其中：現(xiàn)金、銀行存款日記賬 15年25年5固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年） 5年CK14 會(huì)計(jì)憑證序號(hào)類目名稱保管期限1涉及外事的會(huì)計(jì)憑證 永久2各種原始憑證、記帳憑證、記帳賬單 15年3銀行存款余額調(diào)節(jié)表 15年4會(huì)計(jì)憑證 15年5銀行對(duì)外賬單 15年6涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證 25年CK15工資清冊序號(hào)類目名稱保管期限1工資發(fā)放名冊、卡片 永久2工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 25年3各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊、卡片等 15年（十）聲像類檔案中照片檔案歸檔范圍和保管期限表SX11照片序號(hào)類目名稱保管期限1學(xué)校召開重大集會(huì)、重要會(huì)議（黨代會(huì)、工代會(huì)、婦代會(huì)等）、紀(jì)念活動(dòng)及慶典的照片長期2本校榮獲的市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予的獎(jiǎng)狀、將旗、獎(jiǎng)杯、證書的照片長期3本校重大建筑工程的基地原貌，奠基儀式及竣工落成典禮的照片 長期4中央、省、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物來?；顒?dòng)的照片 長期5本校重大科技成果、獲國家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的科研項(xiàng)目及拳頭產(chǎn)品所形成的照片 長期6本校榮獲國家級(jí)優(yōu)秀教學(xué)成果獎(jiǎng)及在課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、因材施教、學(xué)生培養(yǎng)的照片 長期7本校在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、科技產(chǎn)業(yè)、生產(chǎn)、后勤等方面的重要活動(dòng)及重大成果的照片長期8本校各民主黨派重要活動(dòng)的照片長期9外國國家領(lǐng)導(dǎo)人來訪、聘請(qǐng)外籍名譽(yù)教授、客座教授及其它重要外事活動(dòng)的照片長期10在本校舉辦的國際學(xué)術(shù)會(huì)議及本校專家、學(xué)者參加國外重大學(xué)術(shù)活動(dòng)和被授予榮譽(yù)學(xué)位、榮譽(yù)稱號(hào)形成的照片長期11本校歷屆運(yùn)動(dòng)會(huì)盛況，參加市級(jí)以上組織的文體活動(dòng)與獲獎(jiǎng)場面及反映學(xué)生、教職工業(yè)余生活的照片長期12本校反映不同歷史時(shí)期的典型建筑物、構(gòu)筑物及校園風(fēng)光的照片長期13本校重要的石碑、牌匾及塑像的照片長期14校領(lǐng)導(dǎo)和知名人物參加國內(nèi)外、市內(nèi)外重大公務(wù)活動(dòng)的照片長期15校友會(huì)重要活動(dòng)的照片長期16與學(xué)校土地有關(guān)的利用、糾紛、協(xié)議簽訂等照片長期17校史展覽、學(xué)校畫冊、校報(bào)上用過的照片長期18歷屆校領(lǐng)導(dǎo)、知名專家、教授、勞模的工作照及任職期間的標(biāo)準(zhǔn)像長期19學(xué)校各類畢業(yè)生、畢業(yè)班的照片長期20各類畢業(yè)生（博士、碩士、學(xué)士）的學(xué)位照長期21其他具有特殊意義和保存價(jià)值的照片長期其他載體聲像檔案（如錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤）按現(xiàn)代教育技術(shù)中心形成保存（十一）名人類檔案歸檔范圍確定MR 名人序號(hào)類目名稱保管期限1本人的生平、傳記 長期2專著、譯著、正式出版的材料、參考書、重要講話 長期3畢業(yè)撰寫的全部論文 長期4各種筆記、手稿 長期5照片、底片 長期6有關(guān)學(xué)術(shù)方面的來往書信、電報(bào) 長期7獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品、證章、證書長期8國內(nèi)外專家、學(xué)者對(duì)他的評(píng)價(jià)長期9已故者的唁函、唁電長期校級(jí)檔案部門保管范圍：1 歷屆校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人；2 中國科學(xué)院院士；.3 知名教授（一級(jí)教授）。其余正教授由院、系一級(jí)建立。（十二）實(shí)物類檔案歸檔范圍和保管期限表SW 實(shí)物序號(hào)類目名稱保管期限1在與國外友好往來、學(xué)術(shù)交流、科技合作等活動(dòng)中接受的具有保存價(jià)值的實(shí)物 永久2校友贈(zèng)送給學(xué)校的具有保存價(jià)值的實(shí)物 永久3本校在省級(jí)以上、國外各項(xiàng)比賽、科學(xué)研究等各類活動(dòng)中獲獎(jiǎng)的證書、獎(jiǎng)杯（牌）、獎(jiǎng)狀等 永久4我校各個(gè)時(shí)期的各類證件、校章、?；?、發(fā)送紀(jì)念章、紀(jì)念品永久