解放軍文職招聘考試范圍-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間:2017-09-20 19:45:401. 范圍本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。2.定義本標準采用下列定義。2.1 歸檔文件檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。3. 整理原則遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。4. 質(zhì)量要求4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。5. 整理方法5.1 裝訂歸檔文件應按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。5.2 分類歸檔文件可以采用年度 機構(gòu)(問題) 保管期限或保管期限 年度 機構(gòu)(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)5.3 排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4 編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項,并可設置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A1。圖中*號欄內(nèi)選擇項,不選用時無須設置。以下同)5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如1978。5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號:文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內(nèi),按文件排列順序從 1 開始標注。館編伯號按進館要求標注。5.4.5 機構(gòu)(問題):作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目(見圖A2)。5.5.1.1 件號:填寫室編件號。5.5.1.2 責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。5.5.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的,可自擬標題,外加 [] 號。5.5.1.5 日期:文件的形成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,如19990909。5.5.1.6 頁數(shù):每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長 寬為297mm 210mm)。5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm 220mm(長 寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,中間用 號連接;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后,項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。