解放軍文職招聘考試杰納公司未來業(yè)務發(fā)展-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-10-1921:32:04杰納公司未來業(yè)務發(fā)展杰納設備制造公司位于華東某地，長期以來，作為專業(yè)從事HT型水電設備的生產制造廠家，杰納對于該類型設備的設計能力與制造水平在業(yè)內首屈一指，受到同行及用戶的肯定。杰納公司的核心競爭能力在于以總工李明為代表的技術開發(fā)力量，以及公司所具備的在同行中獨一無二的柔性機械加工中心。所以，一般情況下，業(yè)內有關項目的招標，杰納公司只要參與，基本是十拿九穩(wěn)。但是近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，杰納公司內外部環(huán)境出現(xiàn)了一些新情況，從而使公司的進一步發(fā)展受到了前所未有的挑戰(zhàn)。首先，杰納公司作為歷史悠久的國有企業(yè)，受建廠初期決策的局限，廠址選在遠離中心城市的山區(qū)縣城。結果隨著我國人事制度的改革，人才流動頻繁，再加上同類企業(yè)競爭的加劇，使得廠內技術骨干人心浮動，僅最近兩年來流失的科技人員就多達20余名。顯然，那些有能力離開并被同行接受的往往都是在技術上能獨擋一面挑大梁的骨干。也正因此，杰納公司被國內同行戲稱為培養(yǎng)行業(yè)技術設計人才的黃埔軍校，被競爭企業(yè)看作是挖墻腳、爭人才的主要對象。目前人才流失已成為制約公司技術設計水平提高的心腹之患。第二，杰納公司作為大型國企，在企業(yè)運行機制上也存在著一些問題。主要是企業(yè)領導由上級主管部門任命，而由于長期來公司內部人事關系復雜，爭權奪利現(xiàn)象嚴重，致使許多上任的領導關心自己位置甚于關心經(jīng)營業(yè)績。由于核心領導任期由上級決定，且變動頻繁，使得領導不想也不能考慮公司長遠發(fā)展，領導行為短期化。內部摩擦所耗費的精力過多，使得行政領導對技術、生產及市場關注不多，公司運作的好壞真的有點是建立在相關技術人員的個人良心與責任感基礎之上了。目前這種情況受到了市場競爭的挑戰(zhàn)，例如，最近一段時間來，公司在好幾個原先看來勝券在握的大型項目竟標中敗給了一些新近崛起的中外合資企業(yè)。這使得公司領導有點內外交困之感。第三，作為一個技術性很強的大型水電設備生產企業(yè)，杰納公司的產品銷售通常都是由總工李明及相關核心技術人員出面，通過投標而承接項目的。這種運作方式的優(yōu)點在于，技術與市場緊密結合；再依托公司很強的加工制造能力，從而保證了公司的對于市場的快速響應。這種運作模式的問題在于，公司對公司運作實際上是失控的，因為市場與技術是一體的，市場關系主要體現(xiàn)在有關骨干技術人員身上，．所以一旦技術人員流失，就會涉及公司的市場生存能力。這一問題，隨著公司總工李明及有關骨干技術人員跳槽去了位于省城的一個同行民營GT設計院，最近一段時間以來顯得尤為突出，公司技術人員更出現(xiàn)了嚴重青黃不接的情況。當然；這里值得一提的是，好在公司所在的HT型水電設備的生產制造領域，用戶比較看重公司的歷史，也就是過去生產安裝的設備的運行情況，這樣使得一些新興的國內同行企業(yè)至少在短期內在與杰納公司的競爭上還處于劣勢，一時還不易撼動杰納公司的強者地位。也正因為如此，一些跳槽離開杰納公司的技術人員，在業(yè)務開拓與個人發(fā)展上也面臨新的挑戰(zhàn)。一方面，在中心城市很難找到生產HT型設備或同類設備的公司，即難以找到專業(yè)對口、能充分發(fā)揮自身技術特長的公司。另一方面，即使找到比較相近時公司，在試圖通過相關拓展進入與杰納公司同樣的設備市場時，也遇到困難，主要是用戶基于對杰納公司的信任，一般不太愿意與其他歷史較短的新公司打交道。鑒此；最近有幾位原先從公司中出去在省城工作的技術人員，提出與公司進行優(yōu)勢互補合作，在省城以民營的方式建立杰納公司技術開發(fā)中心，將從杰納公司跳槽出去滯留省城的那些技術設計與開發(fā)人員重新聚集到一起，與杰納公司的生產制造能力結成互為依托的關系，共同迎接同行里的中外合資企業(yè)的競爭。其一，考慮到杰納公司目前地處距省城幾百公里的山區(qū)縣城，一方面，當?shù)亟?jīng)濟不發(fā)達，就業(yè)機會少，就地招聘的工人成本低，且穩(wěn)定性高，比較容易管理。另一方面，公司成立以來，經(jīng)過長期的投資，已形成了規(guī)模巨大的固定資產，特別是一些大型制造設備，要進行異地搬遷重建，代價高昂。當然，，還有公司的許多于部也都在當?shù)匕布疑?，真正要搬遷也不太現(xiàn)實。所以，未來需繼續(xù)以此作為公司發(fā)展的生產基地。其二，公司作為專業(yè)設備生產廠家，技術開發(fā)力量是其核心競爭力構建的關鍵。張濱看到，原公司總工程師李明所在GT設計院；由于缺乏生產制造力量，；在前水電設備項目承接方面也面臨制約。擬與該設計院實現(xiàn)合作，并在吸收骨干技術人員個人參股的基礎上，組建專門的民營水電設備研究所，作為公司的技術中心。這樣，既可以利用李明對于原來流失的技術骨干的號召力，將在省城的技術人員重新吸引到技術中心，并采取措施留學生住優(yōu)秀技術人才，增強公司產品的技術開發(fā)后勁；又可以使得李明等跳槽人員解決長期的生產毛制造能力弱的后顧之憂。顯然，發(fā)展這種相互依托關系，可以實現(xiàn)雙贏的結果，也是合作各方所共同希望的。思路理清后，張濱首先在公司領導班子內部統(tǒng)一認識，使大家看到伴隨著國企改革以及我國加入WTO的大趨勢，未來企業(yè)發(fā)展如果不能按市場規(guī)律運作，提升自身競爭優(yōu)勢，必將面臨大家都沒有飯吃的局面，從而獲得了班子對于發(fā)展思路的支持，接著，張濱就全力開始落實戰(zhàn)略思路的工作，與李明接洽后，很快就在省城成立了公司的技術中心--民營水電設備研究所，并通過李明的努力，重新將許多原先從公司流失的技術人員召回到技術中心，從而有效地解決了杰納公司長期發(fā)展的技術開發(fā)后勁不足的問題。辦完這些事，張濱的心情似平一下子輕松于不少。根據(jù)案例所提供的情況，請回答下列問題：1．長期以來，杰納公司發(fā)展所依據(jù)的競爭優(yōu)勢主要是：A具有獨一無二的從事HT水電設備生產制造的大型機械加工中心B地區(qū)遠離省城的山區(qū)縣城，公司生產所需的勞動力的成本要較同行低。C．有一支很強的技術骨干隊伍，產品設計水平在同行內首屈一指。D．到同行認可與用戶的HT型水電設備的設計和制造能力。2．妨礙杰納公司當前問題解決的深層原因有多個方面，你認為以下哪一個最為關鍵？A。市場競爭加劇，我國即將加入WTO。B．公司骨干技術人員流失，：技術開發(fā)力量不足。C．領導精力內耗，行為短期化嚴重。D．地理位置因素導致技術人員流失。3．杰納公司新任總經(jīng)理提出的合作思路能實現(xiàn)雙贏，最主要是由于：A．流失的技術人員能夠對杰納公司未來發(fā)展加以有效控制。B．杰納公司可以重新控制原先已流失的技術人員。C．合作雙方相互依賴并可以實現(xiàn)優(yōu)勢互補。D．杰納公司能夠召回包括總工在內的流失骨干技術人員。4．在省城成立的公司技術中心--民營水電設備研究所，能夠成立并保證今后長期成功運作的基礎是什么？-A．張濱與李明具有長期合作共事的良好基礎。B．李明對公司原已流失的技術人員有凝聚力。C．對參與合作各方的長期發(fā)展有利。D．A+B+C。5．杰納公司所流失的技術人員在新單位工作時，其業(yè)務開拓往往會遇到許多困難，以下所列的困難中你認為哪一條并不是最主要的?A．新單位不能很好地發(fā)揮技術人員的專長。B．新單位沒有與技術人員原先工作對口的專業(yè)。C．新單位沒有專門配套的設備生產基地。D．新單位在HT設備生產領域發(fā)展的歷史較短。1D2D3C4D5A
解放軍文職招聘考試 第一編文書-解放軍文職人員招聘-軍隊文職考試-紅師教育
發(fā)布時間：2017-05-2219:47:44文書是人們在日常生活、機關公務活動中廣泛使用的書面材料，它具有一定的規(guī)則、體式。從使用范圍來看，文書可劃分為私人文書和公務文書兩大類。私人文書是指個人、家庭為自身的需要而形成使用的文書，包括家譜、房契、手稿、遺囑和書信等；公務文書即公文，是指政府機關、社會團體、企事業(yè)單位從事公務交往活動的文書。公文是公務文書的總稱。文件則有兩種含義：一是指政府機關、社會團體和企事業(yè)單位的正式發(fā)文；另一是指反映職能、政策、技術、活動等具有保存、查考價值的文字或聲像材料，如工作總結、會議記錄、重要活動的錄音、錄像、照片等。檔案是指使用過的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書，把它們挑選出來按照一定的規(guī)則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。文書與檔案實務是文員和秘書重要的、基本的工作任務。每一個文員必須能夠掌握并熟練操作。1．公務文書的特點和作用公務文書的作者是黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位及其負責人。公務文書的這些特定的作者必須依據(jù)黨和國家的方針、政策、法令，在法定的職責范圍內制作文書，不能越權越軌發(fā)布公文。公務文書體現(xiàn)的是領導機關和職能部門的工作意圖和規(guī)定要求，反映各項工作的進程和效果，其內容具有有效性，其中部分還具有權威性。公務文書在制作上應該按常規(guī)的格式和各種類的結構寫作，在處理上有一定的程序和制度。包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。撰制和處理公務文書的全過程，就是文書工作。2．公務文書的種類與格式2．1公文性文書的種類按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：①命令（令）；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報；⑦議案；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾意見；⑿函；⒀會議紀要。2．2公文的格式（有文件樣式）公文的完全格式包括18項，但多數(shù)公文不完全使用格式，如無密級、附件、注釋等。（1）版頭。將發(fā)文機關的全稱或規(guī)范化簡稱加上文件（也可省去）二字，用紅色大字居中套印在公文首頁上端。（2）發(fā)文字號。由機關代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成，發(fā)文年度加括號。下方用紅線與標題隔開。（3）印刷順序號。即公文份數(shù)的順序號，標注在公文首頁左上角。（4）密級。分絕密、機密、秘密三級，標注在公文首頁左上角、印刷順序號下方。（5）緊急程度。急或特急，標注在公文左上角，密級下方。（6）簽發(fā)人姓名。標注在發(fā)文字號右側。此項只在報告和請示中出現(xiàn)。（7）公文標題。一般由發(fā)文機關、事由和公文種類組成。（8）主送機關。指收受、辦理公文的單位，寫在正文之前，標題之下，頂格。（10）附件。正文內容的輔助部分。其標題置于正文之后、發(fā)文機關名稱之前。（11）發(fā)文機關。指制作公文的單位，使用機關的全稱或規(guī)范性簡稱。（12）成文日期。成文日期以公文簽發(fā)或會議通過日期為準，寫于公文末尾，發(fā)文機關右下方。（13）機關印章。用印位置在發(fā)文日期上面，上不壓正文，下要騎年蓋月。除有特定版頭的普發(fā)性文件外，正式行文都應加蓋機關印章。（14）注釋。校注于成文日期之下，主題詞之上的偏左位置。它是對正文中有關名詞術語的注解，用以說明正文中不便于說明的事項。（15）閱讀（發(fā)送）范圍。加括號標注在成文日期的左下方。（16）主題詞。概括地表述公文內容和歸檔的規(guī)范詞，標引在公文最后一頁的下端，抄報、抄送單位上端。（17）抄送單位。包含抄報、抄送、抄發(fā)單位。（18）印發(fā)說明。內容包括公文制發(fā)部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)。3.文書處理的內容和方法文書處理的內容和基本任務包括：（1）發(fā)文：從文書起草、修改、審核、簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。（2）收文：從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復的一系列處理環(huán)節(jié)。（3）管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。（4）立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。3．1收文處理文秘人員收到文書以后，必須按照一定的程序對所收文書進行處理，這些程序包括：（1）簽收和拆封。文秘人員在送來的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認真核對和清點，做到四個查清：?查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；?查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；?查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；?查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。文書人員只是對寫明由本機關或本部門收啟的封件進行拆封；寫明某某領導人親收、親啟的封件，則應由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要細心，不要撕毀封內文件，要將封內的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封，應予以保存。對封內文件的發(fā)文機關、發(fā)文日期不詳?shù)?，應根?jù)封皮上的發(fā)文機關和郵戳日期予以注明。（2）登記。對文書進行登記，便于進行收文數(shù)量統(tǒng)計及以后的查考利用。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。登記項目主要有：順序號、收到日期時間、來文單位、來文字號、標題、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收、復文號、歸入卷號、備注等。（3）分送。分送的原則是：?屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；?屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；?分送給機關領導閱批的文件，要先填好公文處理單，連同文件一并送批；?便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；?在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進行文件傳閱時，應以文秘人員為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領導閱后直接退回給文秘人員，注銷后再由文秘人員送給另一位領導閱讀，而不是讓領導與領導之間直接傳閱。（4）擬辦。文件的擬辦是指文秘人員對來文的處理提出初步意見或建議，供領導人批辦時參考。為方便領導人查閱有關政策性文件，文秘人員可將有關文件（預先標出需要參閱的內容）或文件的摘要卡片連同公文一并送上。（6）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。簽署在《公文處理單》的領導批示一欄中。批明傳達的范圍、方法和時間；或批明承辦部門、人員和期限、要求；或提出具體措施和步驟。批辦應寫明姓名和日期。文秘人員根據(jù)批示內容，擬定辦文程序。（6）承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求，或領導批辦意見進行具體工作或辦理復文。對公文的辦理，可以由受文單位或個人承擔，也可以由其他單位或個人承擔。方式有：傳達承辦、專案專辦、答復承辦等，承辦應該注重時效，分清主辦與協(xié)辦，分清復文與不復文。（7）催辦。指文秘人員對必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。要明確責任，誰負責誰催辦，可采用遞交催辦單、電話催辦或派人催辦的辦法，并作好催辦記錄。（8）注辦。文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果，內容有承辦單位、時間、結果、承辦人、回復的方法、日期等項。3．2發(fā)文處理文秘人員人員根據(jù)單位需要向外或向內發(fā)文，包括兩種情況：向外單位或者本單位的各部門發(fā)出文件，稱為制發(fā)；將收到的文件轉送至有關部門，稱為轉發(fā)。其一系列程序即為發(fā)文處理過程。（1）擬稿。是文件承辦人根據(jù)領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。（2）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。要做到六查：?查是否需要行文，以什么名義行文。?查文稿內容與法律、法規(guī)和政策以及上級政府的有關規(guī)定是否一致，與平行機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。?查要求和措施是否明確具體，切實可行。?查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。?查文字表達是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。?查公文格式是否符合規(guī)定。核稿一般先對文稿進行通讀，看出其主要意圖和存在問題，然后對文稿逐字逐句細審。如果發(fā)現(xiàn)問題，則可退回，或協(xié)商，或修改。（3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。一般由主要領導人或具體分管的副職領導人簽發(fā)，也可由文秘人員長、辦公廳（室）或部門負責人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文或內容涉及到其他部門的公文，要實行會簽。簽發(fā)時應在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫明意見，親署姓名、日期。（4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。發(fā)文字號的機關代字是統(tǒng)一編制，且長期穩(wěn)定。由領導人簽署的公布性公文可按領導人的任職期限連續(xù)編號，其他公文一般按年度編排序號。（5）繕印，指對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。急件要先打印，保密件應指定專門的印刷單位打印，并派人監(jiān)印和履行簽字手續(xù)。（6）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。校對有單人校、雙人校、多人校、通校。普通文件應兩校一讀，重要文件三校一讀，校對符號及其用法應該按照《中華人民共和國專業(yè)標準》執(zhí)行。公文印好后還應認真校對，以保萬無一失。（7）用印，是指在完成的文件上加蓋機關印章。要注意：?文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。?文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。?文件用印一定要與制發(fā)文件的機關、部門或單位相一致。?要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。（8）登記。一切發(fā)出的文件，均應進行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找等。發(fā)文登記用簿式登記，項目為：順序號、發(fā)出日期、發(fā)文字號、文件標題、附件、成文日期、密級、緩急時限、份數(shù)、主送機關、抄送機關、簽收人、歸卷日期、歸入卷號。（9）分發(fā)。指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。應注意：?分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長度。?郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。?發(fā)文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用漿糊或膠水封實，不要用書釘封口，絕密文件應蓋專用密封章或貼密封簽。?文件裝封后，應及時發(fā)送。收文處理程序4.文書管理的內容和要求文秘人員在做好收文和發(fā)文的基礎上，要進行文書管理，內容包括對文書的數(shù)量管理、質量管理、時效管理、保密管理，以及文書的立卷與歸檔管理等，使得各種文書既方便查找、調閱，又妥善歸類，不遺失，不泄密。4．1文書數(shù)量、質量、時效管理文書數(shù)量管理的要求是精簡文件，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，可以面談、電話的書面記錄代替行文，或在報刊雜志上公布，以代替層層行文。文書的質量管理要求保證文書在內容上正確、可靠，符合政策和事實；在文字上、格式上準確、規(guī)范，不出差錯。文書的時效管理要求盡可能縮短文書處理每一道環(huán)節(jié)的周期，不延誤、不推諉，及時反饋和辦理。4．2文書的保密管理文書保密管理的內容包括：確定密級和保密期限。應該區(qū)分國家秘密、商業(yè)秘密、組織內部秘密等，列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。由于客觀形勢變化，或從全局衡量公開后更有利于工作的，應及時變更密級、期限和解密。還包括密級和保密期限的標注、密件的繕印和校對，密件的傳遞，密件的簽收、登記和傳閱，密件的保管和復制、密件的清退，密件的銷毀等環(huán)節(jié)。4．3文書立卷與歸檔文秘人員對已經(jīng)辦理完畢的文書，挑選具有保存價值的，按照某種規(guī)律組成案卷即為文書立卷。立卷有利于文書的完整與安全，是進行檔案管理的基礎，也便于日后對文書的查考和利用。5.檔案收集的對象和制度文秘人員及檔案部門人員通過一定的途徑，將分散在單位各處的已經(jīng)辦理完畢的，但有保存、查考價值的文書、聲像等資料集中起來即為檔案收集。應該收集的文書資料大致有以下幾類：?重要的會議資料，如會議通知、報告、決議、總結、會議紀要、會議簡報、會議記錄、領導人講話、重要發(fā)言、錄音帶、照片等；?上級下發(fā)的與本單位業(yè)務有關的決議、決定、命令、條例、規(guī)定、計劃等；?代上級單位撰寫的已被采用的重要文件的定稿；?本單位的與上、下級單位的請示、批復、報告等公文性文書；?反映主要業(yè)務活動的報告、總結、工作計劃、統(tǒng)計報表、信訪工作材料；?與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書及其他來往文書；?干部任免、職工獎勵、處分以及職工勞動、工資、福利等方面的文件材料；?本單位及下屬單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信的文件材料；?反映歷史沿革、重要活動的大事記、剪報、照片、錄音帶、錄像帶以及編輯的出版物等；?財產、物資、檔案等的交接憑證；?不相隸屬單位頒發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等；?下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等。不需要收集和歸檔的材料有以下幾類：?重份文件（特別重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；?無查考價值的事務性、臨時性文件（如一般會議的臨時通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日的放假通知等）；?未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般文件的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿之外的各次核對稿；?無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問、建議的群眾來信；?單位內部互相抄送的文件材料；?本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料；?不需貫徹執(zhí)行和無查考價值的會議文件材料；?下級單位任免、獎懲非本單位員工的材料；?越級和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料；?外單位征求意見的文件未定稿。文秘及檔案人員在收集檔案時，應該做到：（1）嚴格執(zhí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度。認真做好文書的登記、清退和歸檔工作，仔細核對、檢查各種細節(jié)。（2）注意收集零散文書。除了規(guī)范的歸檔制度以外，文秘人員和檔案人員要留心收集散落在外、在個人手中的文書，并配合一定的控制、獎懲措施，以補充歸檔制度的不足。（3）落實歸檔工作的崗位責任制。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過程中的閱辦環(huán)節(jié)，及時收回文件；在發(fā)文過程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負責收集外出帶回的文書；仔細收集本單位的各種行政和業(yè)務文書。6.立卷歸檔的標準和做法6．1立卷歸檔要求文書部門和或其他業(yè)務部門把已經(jīng)處理完畢的文書整理立卷，定期移交給單位檔案室或檔案人員集中保存，并應該形成一定的制度。包括三方面：（1）歸檔范圍。凡是本單位業(yè)務活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應歸檔；（2）歸檔時間。辦理完畢的文件材料，應該在第二年上半年內交由檔案室或檔案人員歸檔。特殊文件可根據(jù)具體情況適當延長時間；（3）歸檔要求。凡是應歸檔的文件，必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學和符合要求。6．2文書立卷標準文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為立卷特征，通?？梢园凑找韵聨追N特征立卷：（1）按問題特征立卷。將反映同一問題的文書組成案卷。這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。如關于某型號產品可以將開發(fā)設計、工藝安排、加工制造、商標包裝、產品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。（2）按作者特征立卷。以同一作者為標準將有關材料組合成卷的方法。，這些作者可以是法定組織或某一機構，可用于上級來文和本單位文書的立卷工作，反映同一作者的活動和文書來源、行文關系以及文書的重要程度。（3）按文種特征立卷。按照同一文種名稱為標準將文書組合成卷。不同的文種具有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動方式，但有時單獨以這種標準分成會議紀要卷、通知卷等無實際意義，應與其他形式的立卷標準組合使用，如某某公司的經(jīng)濟合同卷、某某公司的銷售網(wǎng)點報告卷等等，才會具有實際使用價值和便于查找。（4）按時間特征立卷。以文書形成或文書內容的時間為標準組合立卷。工作性計劃的形成時間要早于內容時間，而工作總結的內容時間又早于形成時間。類別較廣的材料不適合用形成時間立卷，適合用于內容針對的時間性強，針對的時間比較明確的文書。一般公文以成文日期為標準；計劃、總結等以內容針對的時間為標準；跨年度辦理完畢的公文，以辦結時間為標準；跨年度的往來文書，以本單位發(fā)文或復文時間為標準；涉及到專業(yè)性的文書以專門年度為標準，如教學年度等。（5）按地區(qū)特征立卷。以文書的地區(qū)、地點和部位因素為標準組合立卷，將涉及同一地區(qū)的文件組成案卷，可以反映該地區(qū)的工作情況和有關地區(qū)問題的處理。其作者往往是領導一個區(qū)域的單位，對下屬機構來文的組卷。如某公司廣東地區(qū)銷售情況表。（6）按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函，請示與批復等用通訊者特征立卷。如某合資企業(yè)與某國某企業(yè)就開展商務活動的往來函件。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個作者就某共同問題進行工作聯(lián)系、磋商所形成的往來文件才可以列入，而不包括兩個作者各自的其他發(fā)文。立卷的六個特征的運用，是文件之間聯(lián)系的具體體現(xiàn)，文件之間的聯(lián)系是多方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。6．3立卷類目的編制立卷類目也叫案卷類目，是指在一年的實際文書尚未形成以前，根據(jù)單位各項活動和文件形成的規(guī)律，對一年內可能產生的文書按照立卷要求和方法事先編制成的一個立卷規(guī)劃，事先擬制出來的歸卷條目。立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：（1）類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如工交類、城建類、財貿類、生產類、技術類、銷售類、廣告類等等。（2）條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為11、第二類第二條為22等等。立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的索引表，指導文件對號入座、定點歸宿。6.4平時歸卷工作文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸入卷內，即為平時歸卷工作。要做到：（1）注意做好文件材料的收集工作；（2）對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調整；（3）事先預編的立卷類目，要注意調整修改；（4）可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂；（5）一些文件不便歸卷，可單獨設立一個卷夾，注明待歸文件。6.5年終組卷簡稱組卷，指年終或次年年初對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。平時歸卷只是粗略地將文件材料按條款歸類，不等于立卷，在組合案卷前要作細致的調整。（1）調整立卷。是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當?shù)卣{整，并且最后確定組合案卷的一項工作。（2）卷內文件排列和編號?卷內文件排列，指將每個案卷內的文件按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，可以按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列。?卷內文件的編號。應當用阿拉伯數(shù)字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序。（3）擬寫案卷標題。案卷標題是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。?案卷標題的結構及標法。通常應當標明卷內文件作者、問題、名稱三個基本部分，中間用關于、的來連接，例如某某省府關于農村工作的決定、通知。標明卷內文件的作者，可用通用的簡稱，如本局、本公司、本廠等。標明卷內文件的問題是案卷標題的核心，必須使問題概括得全面、準確、簡練。標明卷內文件時間。一般的案卷標題不需標明時間，只有計劃、報告、總結、預決算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標明時間，針對的時間要準確，不可隨意簡化。標明卷內文件通訊者?？蓪栴}要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質的機關概括為總稱，例如某某市航運公司就制止貨輪搭客問題與某某線各航運公司的往來文書。標明卷內文件涉及的地區(qū)。對于同屬較大地區(qū)范圍的若干作者，可以用大的地區(qū)概念加以概括，如某某地區(qū)各縣關于減輕農民負擔情況的報告；可以列舉一二個后加等字，如某某地區(qū)行署關于某某、某某等五個縣（市）防汛救災情況的調查報告。?案卷標題的擬寫要注意：政治上的正確性；文字表達要精練通順，概括準確；案卷標題的基本結構要力求完整，合乎語法，標點符號要正確。6.6案卷的編目與裝訂編目成卷指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。（1）案卷的編目。指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。（2）案卷的裝訂與裝盒。一般來說，案卷都需要進行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙在不便于進行裝訂時，也可以采用卷盒、卷袋進行保管。案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁張。凡書寫未留裝訂線的要補貼加邊，殘破的文件要修補裱糊，大張的文件要折疊以后才能裝訂。（3）案卷排列與編號。指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序。?案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久、長期、短期分別排列。也可按重要程度、作者、名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。?案卷的編號。編號的順序如：永久卷150、長期卷51100、短期卷101150、副卷151200。6.7案卷歸檔（1）案卷目錄的編制。案卷目錄的項目有案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內文件起止日期、卷內文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等等。編制案卷目錄一般兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關檔案室通盤組織，指導各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。（2）文件檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等等。其編制內容主要有：?文號索引，又叫文件作者目錄。目錄設置的項目一般有：文件作者（加標題）、文號、文件日期、所在卷頁號。?文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設置的項目一般有：類別、順序號、文件作者（加標題）、文號、文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊。?案卷的歸檔（3）文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為歸檔。?歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機關在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。?歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。?歸檔要求：應歸檔的文件材料必須齊全、完整；文件和電報按其內容的聯(lián)系，合并整理、立卷；歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值、分類整理、立卷，案卷標題應簡明確切。機關檔案室在接收案卷時，應按照以上要求對案卷檢查驗收。移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關檔案室保存。7.檔案的保管和利用文秘或檔案人員通過收集，得到各種信息檔案，為方便管理和檢索，需要對其進行鑒定，主要有檔案價值鑒定、文書立檔單位鑒定、文書內容鑒定、文書完整程度鑒定、文書責任者鑒定、文書時間鑒定、文書題名鑒定、文書稿本鑒定、文書外在特征鑒定和記錄性文書價值鑒定等。為了完好、長久保存檔案，需要采取一些保護措施，進行妥善管理。包括對檔案保管期限的確定。文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。文書管理人員為了掌握檔案的基本情況，還必須對檔案進行數(shù)量的登記、統(tǒng)計和分析研究，以期更好地提供利用。檔案的利用途徑和方式有以下幾種：（1）設置檔案室，提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀。（2）通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等。（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)。（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務。（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，以交流信息。舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。
